Proceduri corecte pentru instruirea personalului în organizații

Săptămâna trecută am susținut un curs în domeniul resurselor umane și am ascultat cu atenție comentariile celor din sala vizavi de bugetele alocate de către firme în vederea dezvoltării profesionale a angajaților. Veștile nu sunt îmbucurătoare deoarece aceste bugete sunt din ce în ce mai mici sau aproape inexistente.

Această temă mi-a reamintit de momentul 2008, când am participat la o Conferință națională în domeniul resurselor umane. Și aici cei prezenți confirmau faptul că ,,instalarea” crizei economice atrage după sine reducerea bugetelor de instruire. Am luat cuvântul și am menționat faptul că va fi o mare eroare pe care acele companii și-o asuma deoarece, în condițiile scăderii puterii de cumpărare a românilor atât pe zona de servicii, cât și produse, vor rămâne pe piață și vor avea succes firmele care vor ,,arunca” în luptă cei mai bine pregătiți angajați. Beneficiarii vor face diferența între ceea ce este bun sau rău ca serviciu sau produs, își vor dezvolta abilitatea de a fi mai atenți la ce cumpără și cum li se vinde.

Și am avut dreptate. Dacă ne uităm în jurul nostru, vom vedea evoluția pozitivă a firmelor care au investit permanent în instruirea angajaților și dispariția de pe piața românească a unor firme de succes în alte țări. Acestea nu au înțeles că angajatul , omul, este valoros atâta timp cât este susținut în dezvoltarea sa.

Și să nu uităm că și Codul muncii are prevederi foarte clare în ceea ce privește formarea profesională, și anume:

Art. 194.

(1) Angajatorii au obligaţia de a asigura participarea la programe de formare profesională pentru toţi salariaţii, după cum urmează:

cel puţin o dată la 2 ani, dacă au cel puţin 21 de salariaţi;
cel puţin o dată la 3 ani, dacă au sub 21 de salariaţi.

(2) Cheltuielile cu participarea la programele de formare profesională, asigurată în condiţiile alin. (1), se suportă de către angajatori.

Art. 195.

(1) Angajatorul persoană juridică, care are mai mult de 20 de salariaţi elaborează anual şi aplică planuri de formare profesională, cu consultarea sindicatului sau, după caz, a reprezentanţilor salariaţilor.

(2) Planul de formare profesională elaborat conform prevederilor alin. (1) devine anexă la contractul colectiv de muncă încheiat la nivel de unitate.

(3) Salariaţii au dreptul să fie informaţi cu privire la conţinutul planului de formare profesională.

Art. 196.

(1) Participarea la formarea profesională poate avea loc la iniţiativa angajatorului sau la iniţiativa salariatului.

(2) Modalitatea concretă de formare profesională, drepturile şi obligaţiile părţilor, durata formării profesionale, precum şi orice alte aspecte legate de formarea profesională, inclusiv obligaţiile contractuale ale salariatului în raport cu angajatorul care a suportat cheltuielile ocazionate de formarea profesională, se stabilesc prin acordul părţilor şi fac obiectul unor acte adiţionale la contractele individuale de muncă.

Plecând de la cele prezentate mai sus, vă detaliez în continuare succesiunea unor etape obligatorii în fiecare firmă din România care urmărește creșterea eficienței și eficacității angajaților săi.

PROCEDURA DE INSTRUIRE ȘI DEZVOLTARE A PERSONALULUI

SCOP
Descrierea metodelor și instrumentelor care se folosesc în cadrul organizației în vederea instruirii și dezvoltării profesionale a tuturor categoriilor de angajați.
DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplică în toate departamentele, filialele și sucursalele organizației de către personalul implicat în activitatea de instruire și dezvoltare profesională.
DEFINIȚII ȘI PRESCURTĂRI
INSTRUIRE – proces planificat de modificare și dezvoltare a aptitudinilor, a cunoștințelor sau competențelor prin învățare cu scopul obținerii nivelului dorit de performanță în activitatea desfășurată
COMPETENȚĂ – suma cunoștințelor, abilităților și atitudinilor care contribuie la capacitatea unei persoane de a-și îndeplini eficient (la standardele agreate anterior) sarcinile și responsabilitățile postului (pe scurt, de a fi performant).
DOCUMENTE DE REFERINȚĂ. FORMULARE
ROF – Regulament de organizare și funcționare – conține și organigrama firmei
RI – Regulamentul intern
Fișa individuală de apreciere a performanței angajatului – anuală sau semestrială
Planul de instruire pentru anul anterior
Graficul programelor de instruire
ETAPELE

GENERALITĂȚI

Procesul de instruire și dezvoltare a personalului organizației este un proces planificat și sistematic care are ca obiectiv eliminarea decalajului dintre nivelul de performanță existent și cel dorit.

În cadrul organizației, procesul de instruire și dezvoltare constă în parcurgerea unui ciclu alcătuit din patru etape:

Identificarea nevoilor de instruire
Proiectarea și planificarea instruirii
Furnizarea instruirii
Evaluarea rezultatelor instruirii

Instruirea personalului se realizează prin:

Programe de integrare pentru personalul nou angajat
Programe de instruire și dezvoltare pentru personalul existent
Programe de instruire și dezvoltare pentru personalul promovat sau schimbat pe funcție (recrutare internă)

5.1. IDENTIFICAREA NEVOILOR DE INSTRUIRE

Identificarea nevoilor de instruire este un proces permanent care constă în:

analiza decalajului dintre nivelul existent și dorit de performanță, pentru diferențierea situațiilor în care acesta poate fi acoperit prin instruire de cele în care sunt necesare alte acțiuni care nu presupun instruire (motivare, acces la resurse, rezolvarea unor situații conflictuale, reducerea supraîncărcării etc.)
identificarea instruirii necesare angajaților ale căror competențe nu corespund competențelor necesare îndeplinirii responsabilităților și atribuțiilor din fișa postului
documentarea nevoilor de instruire

În luna decembrie/ ianuarie a fiecărui an și ori de câte ori apar modificări în modul de desfășurare a activității, angajații departamentului de resurse umane sunt informați în scris cu privire la obiectivele, strategiile și politicile organizației și modul în care acestea se regăsesc la nivelul fiecărui departament.

Managerul de departament împreună cu managerul de resurse umane definește competențele necesare angajaților care sunt implicați în modificările prezentate. Analiza se realizează versus competențele prezente, aferente atribuțiilor din fișele de post actuale și necesare în viitor.

Motivele declanșării unei analize ale nevoii de instruire pot fi: schimbări tehnologice care modifică procesele de muncă, implementarea unor softuri, schimbări de produse sau servicii, fuziunea cu alte firme, implementarea unor proceduri, informații rezultate din instruirile precedente, evaluarea performaței angajaților, autorizări sau certificări externe necesare, cereri directe venite din partea personalului, reclamațiile clienților sau rapoartele de neconformitate (dacă firma este cerificată ISO), modificări legislative, cercetări de marketing, solicitările unor clienți români sau străini, manifestările concurenței etc.

Metodele aplicabile în vederea identificării nevoilor de instruire pot fi: interviul cu angajații și managerii acestora, aplicarea unor chestionare standard, observare directă a modului în care angajații își desfășoară activitatea, rapoarte zilnice de lucru, discuții de grup sau individuale, discuții cu beneficiarii produselor sau serviciilor firmei (focus grupuri) etc.

În urma evaluării rezultatelor obținute, se vor identifica soluții pentru acoperirea decalajului de performanță existent între nivelul actual și cel așteptat. Formula este:

Nevoia de dezvoltare = competențe dorite – competențe existente unde, prin competențe, înțelegem cunoștințe, abilități, aptitudini și atitudini

Deci formula devine: Nevoia de dezvoltare = cunoștințe, abilități, aptitudini și atitudini dorite/ aștepate – cunoștințe, abilități, aptitudini și atitudini existente.

Atunci când soluția aleasă pentru eliminarea decalajului este instruirea, managerul de reusrse umane întocmește propunerea și specificația de instruire. Alte forme de dezvoltare personală sunt: coaching, consultanță, studiu individual, e-learning, mentoring. Se va realiza un Plan anual de formare care va conține planificarea instruirii la nivelul întregii organizații.

Codul muncii specifică:

Art. 193. – Formarea profesională a salariaţilor se poate realiza prin următoarele forme:

participarea la cursuri organizate de către angajator sau de către furnizorii de servicii de formare profesională din ţară ori din străinătate;
stagii de adaptare profesională la cerinţele postului şi ale locului de muncă;
stagii de practică şi specializare în ţară şi în străinătate;
ucenicie organizată la locul de muncă;
formare individualizată;
alte forme de pregătire convenite între angajator şi salariat.

5.2. PROIECTAREA ȘI PLANIFICAREA INSTRUIRII

Această etapă conține:

proiectarea și planificarea acțiunilor care trebuie desfășurate pentru acoperirea decalajului identificat
definirea criteriilor necesare monitorizării procesului de instruire și evaluarii rezultatelor instruirii

Alegerea formei de instruire – internă sau externă este influențată de următorii factori:

tipul de competențe ce urmează a fi îmbunătățite în urma instruirii (nu pentru toate competențele se pot identifica programe de formare externe; specialiștii se găsesc uneori în cadrul firmelor, iar unii colegi cu experiență pot instrui angajații).
tema programului de formare
certificarea necesară cursanților, dacă este cazul; în această situație se va apela la furnizori autorizați de către instituțiile abilitate la nivel național
“cantitatea” de informații necesară versus timpul petrecut de un angajat în sala de curs, lipsind de la locul de muncă
numărul de persoane de instruit (se poate forma un grup și apela la un furnizor extern sau este trimis un angajat la un curs open)
bugetul alocat formării respective
perioada în care se vor aștepta rezultate palpabile – angajatul va performa într-un timp mai lung sau mai scurt în raport cu momentul formării
prezența unui trainer intern în companie, acesta putând dezvolta orice program de instruire necesar angajaților

Alegerea unui furnizor extern de formare se va face după definirea unor cerințe obiective, cerințe ce se vor regăsi într-o cerere de ofertă. Fiecare criteriu va avea o pondere și va fi punctat ca atare. Dacă vor fi mai mulți furnizori pe lista scurtă, se vor organiza sesiuni demonstrative la care trainerii vor susține module de curs în prezența unor angajați aflați pe listele de instruire. Se vor solicita și referințe de la alți beneficiari ai cursurilor respective.

În ceea ce privește definirea criteriilor necesare monitorizării procesului de instruire și evaluării rezultatelor instruirii, este necesar să stabilim, în primul rând, așteptările companiei de la orice program de formare la care participă angajații.

Se pot evalua :

nivelul de cunoștințe dobândit prin teste, chestionare, discuții cu managerii, aplicații practice, simulări de activitate, rapoarte de instruire
aptitudinile și abilitățile dezvoltate în curs prin aceleași metode ca mai sus
implicarea cursantului în timpul desfășurării programului de formare. În acest caz se va solicita trainerului un raport de curs
schimbările potențiale în munca unui angajat, fost cursant, schimbări care trebuie să aducă plus valoare în departament; aceste schimbări trebuie definite înainte de curs și urmărite post – instruire
timpul în care suma investită într-un program de formare este ,,recuperată” ca urmare a eforturilor angajaților – ROI – ,,return of investment”; această evaluare se poate realiza prin analiza unor statistici pe indicatorii de performanță post – formare ( 2-3 luni, efectele nu sunt întotdeauna imediate)

Se va evalua și prestația trainerului, a materialelor de lucru, a metodelor de formare și a condițiilor în care a fost organizat cursul.

5.3. FURNIZAREA INSTRUIRII

Angajații participă la cursurile desfășurate în firmă sau în altă locație.

Formatorii sunt angajați din cadrul firmei sau reprezentanții unor furnizori externi.

Se va urmări prezența zilnică la curs a angajaților înscriși pe listele respective.

5.4. EVALUAREA REZULTATELOR INSTRUIRII

Se va realiza conform punctului 5.2.

6. ANEXELE PROCEDURII

Aici se vor regăsi toate formularele standard utilizate în etapele descrise mai sus.

Articol scris de Manuela Trușcă – trainer Extreme Training

Curs Inspector Resurse Umane Orașele în care se organizează acest curs sunt:	Curs Manager Resurse Umane Orașele în care se organizează acest curs sunt:
București	București
Brașov	Brașov
Cluj-Napoca	Cluj-Napoca
Timișoara	Timișoara
Constanța	Constanța
Iași