7 secrete din culisele planificării şi designului programelor de training

Activitatea formatorilor/ trainerilor, asemenea oricărei alte activităţi cu un anumit specific, susţinută atât de concepte teoretice, cât mai ales de aspecte pe care practica le oferă, nu face excepţie din a avea secrete. Odată ştiute şi conştienţi de ele, viitorii formatori, cât şi cei care desfăşoară deja activităţi de training, au un avantaj şi obţin rezultate în folosul participanţilor şi al lor, pe principiul „câştig-câştig”.

7 astfel de secrete doresc să împărtăşesc prin acest articol. Poate că pe unele dintre ele deja le ştii, la altele poate nu te-ai gândit. Oricare ar fi situaţia, te asigur că lectura articolului îţi va oferi clarificări pe care te invit cu bucurie să le iei cu tine, să le pui în practică şi să îţi folosească.

Cele 7 secrete din culisele proceselor de planificare şi design a programelor de training sunt:

1. Învăţarea care produce schimbare
2. Lipsa caracterului secvenţial al proceselor de planificare şi design
3. Contextul şi negocierea
4. Diferenţele culturale dintre participanţi
5. A te aştepta la ce nu te aştepţi
6. Unicitatea planificatorilor/ designerilor
7. Învăţarea continuă, chiar în procesele respective.

Să le dezvoltăm şi să le exemplificăm pe rând:

1. Un program de training trebuie să se centreze pe planificarea proceselor de învăţare care produc schimbare.

Programul, prin cei care îl structurează, ar trebui să pună pe prim plan ceea ce învaţă participanţii şi modul în care cele învăţate aduc schimbări la nivel individual, în organizaţie/ companie şi/ sau în normele sociale. Cei care planifică, dar şi designerii, trebuie să ştie cu claritate “ce”, „de ce” şi „cum” fac acest lucru. Ar trebui să fie capabili să descrie schimbările care ar urma să se realizeze ca urmare a programului urmat. În plus, ar trebui să fie conştienţi de faptul că pot să apară şi schimbări neintenţionate, atât bune, cât şi mai puţin bune.

Schimbările ar trebui să vizeze aspectele referitoare la îndeplinirea sarcinilor de serviciu sau la altele, specificate cu claritate. Unele schimbări pot fi demonstrate imediat după terminarea programului (cum este cazul achiziţiilor de noi abilităţi practice), în timp ce pentru altele este nevoie de efort continuu şi de timp pentru a se realiza şi manifesta (ca în cazul schimbărilor atitudinale, de mentalitate).

2. Celor implicaţi în designul programelor de training le-ar fi utilă conştientizarea caracterului nesecvenţial al proceselor de design şi planificare.

Aceste procese constituie o interacţiune între:

• Priorităţi instituţionale ale furnizorilor serviciilor de training, dar şi ale celor beneficiare (obiective generale, strategice sau specifice unui anume departament).
• Sarcini mai clar sau ambiguu specificate în fişele de post.
• Oameni aflaţi pe diferite nivele ierarhice şi/ sau de pregătire.
• Evenimente concrete, alţi factori exteriori procesului.

Aşadar, planificarea şi dezvoltarea programelor nu se realizează întotdeauna în manieră logică, aşa cum am fi tentaţi să credem. Cei care planifică şi structurează programe de training petrec destul timp pentru a planifica şi replanifica multiplele faţete ale programului, pentru a formula şi reformula, negocia anumite elemente din program (spre exemplu conţinutul acestuia). Astfel, caracterul dinamic este definitoriu.

Cu cât sunt implicate mai multe instituţii şi mai mulţi oameni în diferitele etape ale designului şi planificării, cu atât procesul este mai puţin logic. Se spune că pentru a-ţi păstra sănătatea psihică în postura de designer şi/ sau planificator trebuie să menţii flexibilitatea pe tot parcursul procesului, întrucât intervin numeroase elemente de stres şi neprevăzut.

[button_4 border=”rounded” size=”large” color=”lightviolet” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-formator/”]Curs Formator, București[/button_4]

3. În procesul de design a unui program, contextul şi negocierea joacă roluri importante.

Natura planificării unui program este contextuală, adică ţine de tipul progamului, situaţiile concrete şi resursele avute la dispoziţie pentru desfăşurarea lui, persoanele implicate şi contextele mai largi în care se află acestea etc.

Aşadar, planificăm şi dezvoltăm programe de pregătire într-un context organizaţional, social, economic, cultural, politic etc. Planificarea devine, conform lui Wilson şi Cervero, „un proces de integrare a activităţilor planificatorilor individuali în contextul organizaţional în care se desfăşoară”.

Urmare a intereselor şi nevoilor variate ale celor implicaţi în procesul de planificare, programul final se constituie de multe ori într-un produs final negociat. Printre cei care negociază se află planificatorii şi/ sau cei care au influenţă asupra lor. Trebuie avute în vedere, aşadar, puternicele relaţii dintre părţile implicate, atât cele care se află la masa planificării şi designului concret al programului, cât şi cele aflate mai departe de aceasta. Spre exemplu, managerii poate doresc un anumit tip de program, în timp ce participanţii consideră că alt tip de program le este bun şi necesar. Sarcina celor care planifică şi structurează programe este cu atât mai dificilă cu cât trebuie să negocieze între astfel de părţi şi să realizeze atât planificarea, cât şi designul pe cât posibil în manieră etică şi ecologică

4. Luarea în considerare a schimbărilor planificate, dar şi a celor de ultim moment constituie un alt aspect important pe care îl putem pune sub genericul “Aşteaptă-te la ce nu te aştepţi!”.

Persoanele responsabile cu planificarea programelor nu pot cunoaşte niciodată toate variabilele implicate în procesul de planificare. Chiar şi atunci când toate variabilele sunt explicit definite, ele pot constitui subiecte de schimbat. Exemple care pot fi date în acest sens:

• Unul dintre invitaţii de bază din program nu mai poate veni şi anunţă aceasta în ultimul moment (pentru această situaţie ar trebui să fie deja planificat un plan B de acţiune, de rezervă, cu personal care să poată prelua activităţile;
• Participanţii nu apar în numărul prevăzut (situaţie în care spaţiile destinate pot deveni neîncăpătoare sau mult prea largi, organizarea concretă a activităţilor şi grupurilor de lucru să necesite schimbări);
• Starea vremii nu permite derularea programului sau participanţii renunţă la program datorită unor evenimente neaşteptate profesionale/ personale care necesită prezenţa lor (situaţii în care este nevoie de replanificarea programului, uneori reproiectarea lui).

5. Un alt aspect, mai puţin urmărit la noi dar subliniat in literatura de specialitate îl constituie respectarea şi luarea în considerare a diferenţelor culturale dintre participanţii la program.

Cei care planifică trebuie să fie receptivi la acest aspect care se manifestă în maniere diferite. Sork este de părere că genul, rasa, apartenenţa etnică, clasa socială, sunt chestiunile de bază dar există încă multe alte forme ale diversităţii cum sunt orientarea sexuală, background-ul lingvistic, apartenenţa religioasă etc. Şi acestea trebuie avute în vedere în procesele de planificare şi design.

Designerii de programe trebuie să fie capabili să le recunoască şi mai apoi să structureze inclusiv activităţile, work-shopurile sau orice alte forme de organizare doresc astfel încât să permită oamenilor să se implice cât mai mult în activităţile respective chiar dacă au experienţe şi aşteptări culturale diferite.

6. Acceptarea ideii că persoanele care planifică şi designerii lucrează în mod diferit.

Designul programelor de training, deşi are etape clare, nu este un proces exact şi nu există metode sau modalităţi de planificare prin care să se asigure succesul demersului. Cei care planifică seamănă mai mult cu dirijorii de orchestre, adică sunt capabili să adune laolaltă diverşi instrumentişti şi bucăţi muzicale, într-un efort armonios şi echilibrat. Acest demers nu este nici pe departe unul uşor dacă ne gândim că unele piese sunt mai greu de interpretat, iar unii instrumentişti pot să nu fie de acord cu părţile pe care le au de îndeplinit. În plus, intervin factorii personali (tip de personalitate, temperament, experienţa în acest tip de proces etc.) şi organizaţionali (forţa de decizie a celor care planifică sau lipsa acesteia, cultura organizaţională deschisă sau reticentă la aspectele de noutate în privinţa planificării şi designului efectiv de program).

7. Planificatorii şi designerii învaţă chiar în procesele de planificare şi design întreprinse.

Nimeni nu s-a născut planificator şi/ sau designer de programe. Prin încercare şi eroare, prin desfăşurarea efectivă a unor programe, aceştia devin mai abili, pot gândi şi anticipa anumite aspecte, pot regândi conţinuturile activităţilor practice sau ale celor teoretice, pot combina şi recombina idei. Practica este cea care aduce un “mai bine”, pe măsură ce sunt analizate procesele de planificare şi design.

Sunt convinsă că pentru fiecare dintre cele 7 aspecte prezentate ai găsit cel puţin o situaţie în activitatea ta profesională ori poate cineva ţi-a oferit un exemplu sau ai auzit o poveste care ar merită spusă. Tocmai de aceea te invit să contribui împărtăşind ideile şi experienţele tale în programele de training.

Articol scris de Aurelia Răduț – trainer Extreme Training.

Îmi place să elaborez programe de curs și să văd adulți implicați în învățare. Poate de aceea, lucrarea mea de doctorat se numește Designul și evaluarea programelor de pregătire profesională.

Pasionată de domeniul educaţiei, de socializare şi cunoaşterea celor din jur, Aurelia consideră că schimbarea începe cu sine. A investit şi investeşte în dezvoltarea personală. De-a lungul timpului și-a dezvoltat abilități de comunicare, muncă în echipă, rezolvare a conflictelor, de motivare şi automotivare.