Chestionar Analiza postului
Așa cum am prezentat în articolul din luna iulie 2014, este foarte important ca aplicarea în mod eficient a unei proceduri de analiza postului să aibă la bază și instrumente de lucru specifice fiecărei companii, adaptate în special la tipul postului de analizat și la ocupanții acestor posturi (nivel ierarhic, timp alocat completării chestionarului sau participării la interviu, nivel de pregătire, abilități de comunicare).
Aceste chestionare/ formulare se vor regăsi ca anexe la procedură și pot fi:
- chestionarul de analiza postului, dacă folosim această metodă de Analiza postului
- interviul de analiza postului
- structura standard a fișei de post
Vom încerca să stabilim câteva elemente comune pentru formularele de mai sus, acestea putând fi transformate în instrumente de lucru specifice fiecărei organizații.
Chestionar Analiza postului
Este util în companie dacă postul de analizat este ocupat de un angajat. Chestionar analiza postului este recomandat de către specialiștii în resurse umane deoarece poate fi transformat cu ușurință în Formular de interviu dacă întrebările sunt adresate de către un angajat al departamentului de resurse umane sau un consultant.
Dacă în companie sunt mai multe posturi similare, analiza va fi mai complexă și vom obține rezultate mai bune, chestionarul analiza postului fiind trimis pe e-mail sau în format printat către mai multe persoane de la care vom obține un feedback real și confirmat. Managerul de departament va avea rolul de a analiza și verifica veridicitatea percepției fiecărui angajat și de a sesiza abaterile de la conținutul descrierii sau specificației postului.
În ce constau aceste abateri?
- Un angajat care realizează temporar, prin delegare, mai multe sarcini
- Un angajat care ajută un coleg la realizarea unor sarcini care nu sunt de competența sa
- Un angajat, care se oferă temporar voluntar ca membru unor echipe de proiect, va avea tendința să le treaca în chestionar ca fiind sarcini permanente, specifice postului pe care-l ocupă.
Chestionarele de analiza postului se regăsesc în mai multe publicații românești și străine, de aceea vom prezenta, pe scurt, o structură standard.
[feature_box style=”15″ only_advanced=”There are no title options for the choosen style” alignment=”center”]
Chestionar Analiza postului
- Postul de analizat ………………………………
- Departamentul/ Compartimentul din care face parte……………….
- Numele persoanei care va completa acest chestionar …………………………………….
- Vechimea pe acest post în organizație (luni/ani)…………
- Cum ați ocupat acest post? Prin recrutare internă sau externă?
- Prezentați care este postul superior dumneavoastră și cum are loc această subordonare
- Ce tip de decizii ia superiorul direct în relația cu postul dumneavoastră? Vă rugăm să dați exemple.
- Prezentați posturile care vi se subordonează și cum are loc această subordonare: numărul de posturi, titlul acestora, responsabilitățile dumneavoastră față de subordonați, cum vă implicați în planificarea muncii, organizarea, coordonarea echipei, conducerea (luarea deciziilor) și controlul echipei
- Ce tip de decizii ia ocupantul acestui post în relația cu echipa din subordine? Vă rugăm să dați exemple.
- Dacă raspunsul la punctul 8 este pozitiv, prezentați implicarea dumneavoastră în activitățile de resurse umane: recrutarea și selecția, realizarea fișelor de post, integrarea, evaluarea performanțelor, instruirea, motivarea financiară și nonfinanciară a angajaților
- Care este rolul dumneavoastră în relația cu exteriorul firmei? Intrați în contact cu clienți potențiali sau existenți, furnizori, colaboratori, reprezentanți ai instituților publice, ai organelor de control, ai organismelor de certificare? Precizați dacă aceștia se găsesc pe teritoriul României sau și al altor țări.
- Prezentați posturile situate la același nivel ierarhic în organigramă și cu care dumneavoastră colaborați; descrieți aceste relații funcționale;
*Notă – posturile pot fi din departamentul dumneavoastră sau din alte departamente. - Ce instrucțiuni de lucru, proceduri de proces, norme interne, legi specifice, regulamente sunt importante pentru activitatea dumneavostră în cadrul firmei ?
- Care sunt principalele dumneavoastră atribuții/ sarcini/ activități (fiecare organizație folosește o anumită terminologie):
– zilnice
– săptămânale
– periodice - Puteți grupa elementele de mai sus în ordinea: importanței, succesiunii sau duratei de timp alocată? Bifați varianta acceptată.
Va rugăm să reveniti la punctul 10 și să puneți cifrele 1, 2, 3 ,4 în dreptul atribuțiilor pe care le considerați:
– cele mai importante ca impact asupra organizației sau
– cele pe care le executați primele într-un proces clar, prestabilit sau
– cele care vă solicită cel mai mult timp într-o zi/ săptămână de lucru; acolo unde este cazul, puteți menționa și durata aproximativă în număr de ore sau zile - Care sunt rezultatele obținute în munca dumneavoastră? Vă rugăm să dați câteva exemple de:
– produse finite
– documente în format print sau electronic
– servicii către colegi (clienți interni) , clienți externi sau furnizori
– lucrări specifice (manuale, proceduri de lucru, scheme, proiecte, statistici, softuri etc.)
– înregistrarea informațiilor în programe specifice (contabilitate, salarizare, revisal, achiziții, proiectare etc.)
Pentru elementul/ elementele identificate, vă rugăm să prezentați elemente de calitate stabilite în producerea/ realizarea acestora.Exemplu – să fie realizate în timpul planificat și la normele tehnice stabilite în fișa tehnică; să vizitez 20 de clienți pe saptămână; să vând de x lei pe lună; să nu am erori în REVISAL; să nu am litigii în instanță etc. - Care este locul în care vă desfășurați activitatea?
În lipsa unui loc de muncă stabil sau parțial stabil, cum v-ați descrie propria activitate? Ce procent din timp (raportat la zi, săptămână, lună) munciți într-un loc fix? - Ce resurse materiale aveți la dispoziție? Ce logistică utilizați ? Ce tehnologie utilizați?
Vă rugăm să precizați pentru fiecare categorie identificată dintre cele recomandate. - Care sunt principalele dumneavoastră responsabilități față de: oameni, resurse, timp, documente, informații, programe informatice, bugete, bani, tehnologie, logistică etc.?
- Ce cunoștințe credeți că sunt necesare ocupantului acestui post? (tehnice, de vânzare, legislație, informatice, limbi străine, realizare documente etc.)
- Ce cursuri/ calificări/autorizări/atestări sunt necesare ocupantului acestui post?
- Ce trăsături de personalitate credeți că sunt necesare ocupantului acestui post?
- Ce abilități și aptitudini credeți că sunt necesare ocupantului acestui post?
- Care considerați că este nivelul de experiență pe un post similar necesar al ocupantului acestui post? (Notă – deoarece evaluarea experienței devine subiectivă dacă nu ne raportăm la cifre, dovezi palpabile, rezultate măsurabile – recomand foarte mare precauție în utilizarea acestui criteriu de analiză. De exemplu – un manager de resurse umane într-o firmă cu 100 de angajați și cu fluctuație redusă pe an nu are experiență în recrutare și selecție chiar dacă va avea 5 ani de experiență pe post; un manager RU într-o firmă cu fluctuație mare pe an își va dezvolta aptitudinile de recrutare și selecție chiar după 1 an de munca)
- Din punctul dumneavoastră de vedere, care considerați că sunt cele mai:
– complexe 3 atribuții din munca dumneavoastră
– simple 3 atribuții din munca dumneavoastră
Va rugăm să și argumentați răspunsurile de mai sus, facând referire la timp, resurse, tehnologie, proceduri, nivel de atenție, riscuri, stres etc.
Alte precizări…………………………………
Angajat………………….
Data………………………
Manager……………….
Observații…………….[/feature_box]
[divider style=”11″]
Structura standard de Chestionar Analiza postului poate fi descărcat și prin clic aici
[divider style=”11″]
Managerul de departament va confirma, infirma, corecta, adapta informațiile obținute .
Se va aloca un anumit număr de zile completării chestionarelor și dacă informațiile nu sunt redactate conform așteptărilor, se va susține și un interviu cu angajații implicați și se vor completa datele necesare.
Ultima etapă constă în revizuirea fișei de post cu datele noi obținute în urma analizei postului sau schimbarea 100% a conținutului acesteia.
Redactarea fișei de post va fi realizată de către angajații departamentului RU sau de către managerul de departament, în funcție de politica firmei.
Scris de Manuela Trușcă – trainer Extreme Training
,,În copilărie am visat să devin MEDIC, să fiu alături de oameni, să-i susțin în atingerea imposibilului, să aduc speranța în viața lor. Să fie mai frumoși, mai buni în ceea ce fac, să se oglindească în ochii semenilor și să zâmbească fericiți, multumiți de imaginea reflectată… Am atins parțial acest vis, ,,rețetele mele” sunt ideile pe care le dezvolt în curs, ,,medicamentele” sunt informațiile pe care cei din sală le primesc cu multă plăcere, instrumentele mele sunt laptopul, videoproiectorul, flipchartul, markerul. Și mă mândresc cu faptul că am sute de ,,pacienți” multumiți . Aceștia sunt manageri de companii, manageri de departamente, angajații departamentelor de resurse umane și toți cei care doresc să-și construiască o carieră în domeniul resurselor umane.”
[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-anc-inspector-resurse-umane-bucuresti/”]Curs Inspector Resurse Umane – București[/button_2]
[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/manager-resurse-umane-acreditat/”]Curs Manager Resurse Umane – București[/button_2]
