Audit intern resurse umane – elemente cheie de verificat

Elementul de verificat sau de revizuit 

| Temeiul Legal

• De la 1 ianuarie 2015, salariul minim brut pe economie este de 975 lei.
  Nu uitați că actele adiționale de modificare a salariului se pot introduce în REVISAL cel târziu în a 19-a zi lucrătoare după 1 ianuarie 2015.

• Bugetul de stat pe anul 2015
  HG nr. 500/2011 – (2) Orice modificare a elementelor prevăzute la art. 3 alin. (2) lit. a), c)—g) se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară împlinirii termenului de 20 de zile lucrătoare prevăzut la art. 17 alin. (5) din Legea nr. 53/2003 (Codul muncii), republicată.

• Aveți colegi care sunt angajați pentru muncă temporară printr-un contract de misiune – nu uitați că salariile brute ale acestora trebuie să fie cel puțin egale cu cele ale colegilor care sunt angajați cu CIM la utilizator, pe poziții similare.

• La articolul 92 din CM, dupa alineatul (2) se introduc două noi alineate: (3) și (4);
  Alin. 3 prevede faptul că salariatul temporar nu poate primi pentru fiecare misiune salariul inferior celui pe care îl primește salariatul utilizatorului, care prestează aceeași muncă sau una similară cu cea a salariatului temporar.

• Dacă în luna ianuarie se vacantează unul sau mai multe locuri de muncă, vă recomandăm să comunicați acest lucru ANOFM-ului sau AJOFM-ului.
  Pe site-urile acestora veți identifica documente standard pe care le veți completa conform situațiilor specificate și le veți depune în format hârtie sau le veți trimite scanate la AMOFM sau AJOFM.

• Astfel, ca și până în prezent, conform art. 10 alin (1) din Legea nr. 76/2002, angajatorii au obligația să comunice agențiilor pentru ocuparea forței de muncă, în a căror rază își au sediul, respectiv domiciliul, toate locurile de muncă vacante, în termen de 5 zile lucrătoare de la vacantarea acestora. În urma modificării legii (introducerea art. 10 alin (3) în Legea nr. 76/2002), începând cu data de 22 Octombrie 2013, angajatorii vor avea obligația de a anunța în termen de o zi ocuparea locurilor de muncă vacante comunicate. Sancțiunea pentru nerespectarea art. 10 din lege este cuprinsă între 3.000 și 5.000 lei.

• Regulamentul intern este afișat într-un loc vizibil în firmă sau se găsește îndosariat la secretariat/ recepție.

• Art. 243 Codul muncii (4) – Regulamentul intern se afişează la sediul angajatorului.

• Planificarea concediilor de odihnă a fost realizată în luna decembrie 2014 și se regăsește sub forma unui tabel sau a unor cereri individuale completate de către fiecare angajat.

• Art. 148 (1) – Efectuarea concediului de odihnă se realizează în baza unei programări colective sau individuale stabilite de angajator. Programarea se face până la sfârşitul anului calendaristic pentru anul următor.

• Dacă aveți angajați care nu au efectuat numărul de zile de CO aferent anului 2014, aceste zile vor fi efectuate în perioada următoare, conform modificărilor din Codul Muncii.

• Art. 146 din Codul muncii. – (2) În cazul în care salariatul, din motive justificate, nu poate efectua, integral sau parţial, concediul de odihnă anual la care avea dreptul în anul calendaristic respectiv, cu acordul persoanei în cauză, angajatorul este obligat să acorde concediul de odihnă neefectuat într-o perioadă de 18 luni începând cu anul următor celui în care s-a născut dreptul la concediul de odihnă anual – modificat în decembrie 2014.

• Nu uitați să țineți cont în 2015 de schimbările intervenite la art. 145 Capitolul III – Concediile.

• La articolul 145 din Codul muncii, după alineatul (3) se introduc trei noi alineate, alineatele (4) – (6). Art. 4 are următorul cuprins: la stabilirea duratei concediului de odihnă anual, perioadele de incapacitate temporară de muncă şi cele aferente concediului de maternitate, concediului de risc maternal şi concediului pentru îngrijirea copilului bolnav, se consideră perioade de activitate prestată – modificat în decembrie 2014.

• Reactualizați tabelul cu perioada obligatorie de efectuare periodică a controlului de medicina muncii și începeți să planificați împreună cu angajații zilele în care aceștia vor merge la medic.

• Art. 28 Codul muncii – e) periodic, în cazul celor care lucrează în condiţii de expunere la factori nocivi profesionali, potrivit reglementărilor Ministerului Sănătăţii;
  f) periodic, în cazul celor care desfăşoară activităţi cu risc de transmitere a unor boli şi care lucrează în sectorul alimentar, zootehnic, la instalaţiile de aprovizionare cu apă potabilă, în colectivităţi de copii, în unităţi sanitare, potrivit reglementărilor Ministerului Sănătăţii
  g)periodic, în cazul celor care lucrează în unităţi fără factori de risc, prin examene medicale diferenţiate în funcţie de vârstă, sex şi stare de sănătate, potrivit reglementărilor din contractele colective de muncă.

• Verificați dacă ați completat paragraful final din CIM alocat încetării activității pentru angajații care au părăsit organizația în 2014 și dacă împuternicitul legal a semnat și ștampilat în spațiul special alocat.

• Prin Ordinul MMSS nr. 64/28.02.2003 modificat și completat prin OMMFPS nr.v76/ 11.03.2003 și OMMFPS nr. 1616/ 02.06.2011 s-a aprobat Modelul cadru al contractului individual de muncă. Acest model cadru conține și paragraful la care facem referire.

• Dacă firma are peste 20 de angajați, să puteți prezenta Planul de formare profesională a angajaților pentru 2015

• Art. 195 (1) – Angajatorul, persoană juridică care are mai mult de 20 de salariaţi, elaborează anual şi aplică planuri de formare profesională. (2)Planul de formare profesională elaborat conform prevederilor alin. (1) devine anexă la contractul colectiv de muncă încheiat la nivel de unitate. (3) Salariaţii au dreptul să fie informaţi cu privire la conţinutul planului de formare profesională.

• Dacă în luna ianuarie 2015 în firmă sunt angajate 21 de persoane, trebuie inițiată negocierea colectivă în vederea încheierii CCM. Dacă există în firmă Contractul colectiv de muncă și peste 21 de angajați, iar acest contract expiră în 2015 (durata încheierii este de minim 1 an, maxim 2 ani), planificați începerea renegocierii acestuia cu reprezentanții angajaților, respectiv cu sindicatul.

• Art. 229 (2)Negocierea colectivă la nivel de unitate este obligatorie, cu excepţia cazului în care angajatorul are încadraţi mai puţin de 21 de salariaţi.
  ,, Angajatorul sau organizaţia patronală iniţiază negocierea colectivă cu cel puţin 45 de zile calendaristice înaintea expirării contractelor colective de muncă sau a expirării perioadei de aplicabilitate a clauzelor stipulate în actele adiţionale la contractele colective de muncă.”
  ,, Părţile pot hotărî prelungirea aplicării contractului colectiv de muncă, în condiţiile stabilite de prezenta lege, o singură dată, cu cel mult 12 luni.”

• Dacă angajatul sau firma care se ocupau de gestionarea REVISAL au încetat contractul de muncă respectiv de prestări servicii, este recomandabil să mergeți la ITM și să schimbați parola pentru accesarea site-ului REGES; noului angajat care gestionează REVISALUL să-i faceți decizie de activitate cf. HG nr 500, iar pentru firma să informați ITM-ul.

• HG nr. 500/2011 – 1. completarea și transmiterea datelor la ITM se va face numai de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă a angajatorului sau de către alte persoane, în baza unui contract de prestări servicii cu respectarea art. 20 al. 5 din Legea nr. 677/2001 privind protecția datelor cu caracter personal; prestatorii se vor înregistra la ITM;

• Dacă au apărut poziții noi în structura firmei sau ați avut restructurări, revizuiți organigrama

• Dacă sunt angajate care vor intra în luna ianuarie sau februarie în concediul pentru creșterea și îngrijirea copilului, să-i reamintiți faptul că și tatăl are obligația de a solicita o lună pentru creșterea copilului.

• Art. 11 din OUG 124/2011
  Dreptul la concediul pentru creșterea copilului stabilit potrivit prevederilor art. 2 alin. (1) se acordă pe baza netransferabilă persoanelor ai căror copii se nasc începând cu data de 1 martie 2012, precum și celor aflate în situațiile prevăzute la art. 8 alin. (2), începând cu această dată, în situația în care ambele persoane din familia respectivă îndeplinesc condițiile de acordare a acestuia, după cum urmează: a) cel puțin o lună din perioada totală a concediului de creștere a copilului este alocată uneia dintre persoanele care nu a solicitat acest drept; b) în situația în care persoana prevăzuta la lit. a) nu solicită dreptul la concediul care îi revine, celălalt părinte nu poate beneficia de dreptul la concediu în locul acesteia.

• Aveți angajate care în anul 2015 vor deveni mamici? Planificați procesul de recrutare internă sau externă astfel încât pe perioada de 1 an sau 2 ani activitatea să fie continuată normal în departamentul respectiv.

• Verificați dacă dosarele personale ale angajaților sunt arhivate corespunzător și conțin documentele specificate de lege.

• HG nr.500/ 2011 art 8. Dosarul personal al angajaților trebuie să conțină cel puțin:  actele necesare angajării, contractul individual de muncă (notă – și fișa de post, anexă la CIM) , actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru;