Formarea echipelor performante în 5 pași

Atunci când te-ai hotărât să construiești o echipă, trebuie să fii conștient de etapele de dezvoltare a unei echipe. Sărind una dintre trepte, mai târziu se vor simți reperscusiunile. Trebuie să înțelegi că aceste etape sunt normale și duc într-o direcție clară, anume formarea echipelor performante!

De asemenea, dacă tu nu ești cel care formează o echipă, ci doar unul dintre membrii echipei, vei înțelege mai ușor ce se întâmplă în jurul tău, iar dacă vrei să faci ceva pentru eficientizarea echipei, poți susține trecerea cu succes în următoarea etapă!

De ce sunt importante echipele?

Echipa = un grup al căror membri se influențează între ei pentru îndeplinirea unui obiectiv al unei organizații.

De ce sunt importante echipele?

• sunt cele mai indicate pentru a rezolva probleme complexe care necesită opinii și cunoștințe diferite
• reprezintă un excelent mediu de învățare
• sunt mult mai orientate spre obiective decât organizația în ansamblul său și își stabilesc mult mai ușor o viziune și un scop propriu
• valorifică mai bine resursele fiecărui membru
• sunt mai flexibile decât grupurile organizaționale pentru că pot fi mult mai ușor formate, dizolvate, reorganizate, redimensionate
• cultivă loialitatea și funcționează pe principiul: “toți pentru unul și unul pentru toți”
• favorizează delegarea de responsabilități pentru că oferă garanția de a controla comportamentul membrilor săi prin norme proprii

FORMAREA ECHIPEI PERFORMANTE  în 5 pași

Încă din anul 1965, Bruce W. Tuckman a emis ipoteza că grupurile trec prin mai multe etape de dezvoltare în perioada formării, existenței și destrămării sale:

• Formarea
  
• Furtuna
  
• Normarea
  
• Eficientizarea

Revizuind studiile asupra ipotezei sale în 1977, Tuckman s-a hotărât să adauge o a cincea etapă în dezvoltarea grupului, Încheierea.

ETAPA 1: Formarea (Echipa Imatură)

În etapa formării, relațiile personale sunt caracterizate prin dependență. Membrii se bazează pe siguranță, comportamente cunoscute și caută îndrumarea liderului. Membrii doresc să fie acceptați de către grup și au nevoie de certitudinea că grupul este sigur. Strâng impresii și date despre asemănările și deosebirile dintre ei și formarea preferințelor pentru viitoarele subgrupe. Regulile legate de comportament par a fi menținerea lucrurilor simple, evitarea controverselor. Se evită subiectele și sentimentele serioase.

Majoritatea funcțiilor legate de sarcini se ocupă de orientare. Membrii încearcă să se orienteze asupra sarcinii și în funcție de ceilalți membri. Discuțiile planează în jurul definirii domeniului sarcinii, a modului de abordare și a altor probleme similare.

Pentru a trece la etapa următoare, fiecare membru trebuie să renunțe la confortul subiectelor nepericuloase și să riște posibilitatea unui conflict. Membrii unei echipe aflate în această etapă așteaptă de la lider instrucțiuni, sprijin și o definire a sarcinilor. Fiecare individ caută să afle ceea ce se așteaptă de la el, care sunt sarcinile sale, cum să le îndeplinească, cum sunt standardele.

Într-o asemnea echipă, nivelul de productivitate este scăzut și se așteaptă de la lider o implicare intensă. Membrii unei astfel de echipe sunt entuziaști și optimiști, dar manifestă teamă față de sarcini și în relațiile cu ceilalți membri.

ETAPA 2: Furtuna (Echipa Fracționată)

Următoarea etapă, pe care Tuckman o numește Furtuna, este caracterizată de competiție și conflict în cadrul relațiilor personale și de organizare la nivelul funcțiilor legate de sarcini. Pe măsură ce membrii grupului încearcă să se organizeze în vederea îndeplinirii sarcinii, conflictul la nivelul relațiilor personale este inevitabil. Indivizii trebuie să cedeze mai mult și să își modeleze sentimentele, ideile, atitudinile și credințele pentru a se potrivi organizării grupului. Din cauza fricii de a se expune sau a fricii de slăbiciune, eșec etc., crește dorința de a structura sau clarifica, de a se implica în structura.

Deși conflictele pot să nu apară la suprafață ca probleme, aceasta nu înseamnă că ele nu există. Vor apărea întrebări legate de cine va fi responsabil și pentru ce, care sunt regulile, care este sistemul de recompensare, care sunt criteriile de evaluare. Aceasta reflectă conflictele legate de conducere, structură, putere și autoritate. Pot exista fluctuații mari între comportamentele membrilor cauzate de problemele care apar legate de competiție și ostilitate. Datorită disconfortului apărut în această etapă, unii membri pot păstra tacerea, în timp ce alții vor încerca să domine.

[feature_box style=”25″ only_advanced=”There%20are%20no%20title%20options%20for%20the%20choosen%20style” alignment=”center”]Iată și un exemplu real: Manuela Trușcă, trainer de Resurse Umane, a făcut un exercițiu interesant în cadrul unei companii astfel că, după doar 3 zile, s-au văzut rezultate concrete în calitatea comunicării echipei. Vei înțelege concret și ce semnifică etapa Furtuna:[/feature_box]

[video_player type=”embed” width=”853″ height=”480″ align=”center” margin_top=”0″ margin_bottom=”20″][/video_player]

Dacă o echipă se comportă bine în prima etapă, va trece în etapa următoare care este una a nemulțumirii. Aceasta se caracterizează prin dificultăți de comunicare și prin dispute în ceea ce privește conducerea și influența în cadrul echipei. Adesea rezolvarea problemelor și luarea deciziilor stârnesc dispute. Indivizii se pot simți nesiguri, în rolul lor, de raporturile dintre membri și de sarcinile fiecăruia. Deseori moralul grupului scade pe măsură ce indivizii resimt un gol între ceea ce așteptau la început și situația reală.

Pentru a putea trece la etapa urmatoare, membrii grupului trebuie sa treaca de la mentalitatea care cere “teste si dovezi” la mentalitatea de a rezolva problema. Cel mai important lucru in a ajuta grupul sa treaca la etapa urmatoare poate fi capacitatea de a asculta.

ETAPA 3: Normarea (Echipa Unită)

În etapa Normării a lui Tuckman, relațiile interpersonale sunt caracterizate de coeziune. Membrii grupului sunt implicați în recunoașterea activă a contribuțiilor tuturor, construirea și întreținerea comunității și rezolvarea problemelor de grup. Membrii doresc să își schimbe ideile preconcepute bazându-se pe aspectele prezentate de ceilalți și își pun întrebări unii altora, în mod activ. Conducerea grupului este împărțită și dispar grupulețele. Când membrii încep să se cunoască și să se identifice cu ceilalți nivelul încrederii în cadrul relațiilor interpersonale contribuie la dezvoltarea coeziunii grupului.

În această etapă (presupunând că grupul ajunge până aici), oamenii încep să simtă că fac parte dintr-un grup și au sentimentul catarsis-ului rezultat din rezolvarea problemelor interpersonale.

Cea mai importantă funcție la nivelul sarcinii este fluxul informațional între membrii grupului; aceștia împărtășesc sentimente și idei, solicită și dau feedback și cercetează acțiuni legate de sarcina trasată. Creativitatea atinge cote înalte. Dacă este atins acest stadiu de flux informațional și coeziune, interacțiunile între membrii grupului sunt caracterizate de sinceritate și de circulația informațiilor atât la nivel personal, cât și la nivelul sarcinilor. Membrii sunt mulțumiți că fac parte dintr-un grup eficient.

Pericolul cel mai mare în această etapă este că membrii pot începe să se teamă de destrămarea inevitabilă a grupului în viitor, atunci se pot opune schimbării de orice fel.

Dacă echipa trece cu bine prin problemele și conflictele etapei a doua, va promova în a treia etapă unde există un schimb liber de sentimente, date, idei și valori. Membrii echipei încep să-și asume o identitate comună lucrând pentru atingerea acelorași obiective și astfel competența lor și imaginea de sine se îmbunătățesc.

Pentru echipele care își evaluează activitatea în funcție de îndeplinirea sarcinilor, această etapă prezintă pericole potențiale. Etapa este resimțită ca fiind confortabilă și pot apărea norme care să descurajeze individul să “clatine barca”. Având încă vie amintirea conflictelor din etapa a doua, indivizii pot simți rețineri în a pune întrebări critice legate de aspecte ale activității echipei, obiectivele acesteia, organizarea, metodele de a-și întări relațiile externe.

ETAPA 4 – Eficientizarea (Etapa Funcțională)

Nu toate grupurile ajung în această etapă. Dacă membrii grupului pot să treacă cu succes în etapa a patra, calitatea, cuprinderea și profunzimea relațiilor personale produc o interdependență adevărată. În această etapă se poate lucra ușor individual, în subgrupe sau cu întreg grupul. Rolurile și autoritatea se ajustează în mod dinamic potrivit nevoilor în schimbare ale grupului și ale indivizilor. Etapa a patra este marcată de interdependență la nivelul relațiilor personale și rezolvarea problemelor la nivelul sarcinilor. De acum grupul ar trebui să fie foarte productiv.

Membrii au devenit siguri de sine și grupul nu mai are nevoie de aprobare. Membrii se concentrează atât asupra sarcinilor, cât și a relațiilor personale. Grupul este unit, identitatea sa este completă, moralul ridicat, la fel și nivelul loialității. Funcțiile legate de sarcină devin rezolvarea problemelor, găsirea soluțiilor optime și dezvoltarea optimă a grupului. Există sprijinul necesar rezolvării problemelor și se pune accentul pe realizări. Scopul global este productivitatea prin rezolvarea problemelor și prin muncă.

Dacă echipa urmează să devină eficientă, trebuie să treacă dincolo de starea de confort, la această a patra etapă, unde membrii se bucură că fac parte dintr-o etapă câștigătoare, se bucură de încredere în capacitatea lor de a atinge obiective, își sprijină reciproc eforturile și ajung să recunoască faptul că aceasta interdependență este esențială.

În această etapă, echipa petrece mult timp pentru a-și evalua sistematic obiectivele, organizarea, metodele și relațiile externe. Indivizii își oferă reciproc feedback-uri constructive și echipa caută să primească feedback-uri de la alte echipe. În comparație cu etapa a doua, această etapă este plină de resurse, energia echipei este orientată spre realizarea obiectivelor și nu este irosită pe opunerea de rezistență și insatisfacție.

Pentru a dezvolta încrederea în interiorul echipelor, managerul trebuie să respecte câteva reguli de bază:

• să comunice des cu membrii echipei
• să manifeste respect pentru membrii echipei
• să fie corecți față de echipă
• să fie consecvenți în acțiunile lor
• să demonstreze competență

În plus, managerul, în această etapă, are câteva atribuții esențiale care țin seama de o serie de competențe și anume:

• Competența de a efectua transformarea subordonaților profesioniști în profesioniști implicați în administrarea afacerilor organizației
• Competența de a-și perfecționa propriul stil de conducere
• Competența de a identifica problemele și variabilele cheie și de a gestiona organizația în situații complexe
• Competența de a administra organizația în situații conflictuale interne și de a gira implementarea de noi tehnologii
• Competența de a mobiliza personalul pentru aplicarea schimbărilor structurale și funcționale și de a înțelege natura și amplitudinea rezistenței pe care acesta o poate opune
• Competența de a gestiona probleme de personal într-un mod etic

ETAPA 5: Încheierea

Etapa finală descrisă de Tuckman, Încheierea, implică încetarea comportamentelor legate de sarcini și renunțarea la implicarea în relații. O închidere planificată cuprinde, de obicei, recunoașterea participării, realizării și ocazia ca membrii să își ia la revedere personal. Încheierea unui grup poate avea ca efect o criză minoră. Această acțiune este o mișcare regresivă de a renunța la control, la a face parte din grup. Cele mai eficiente intervenții în această etapă sunt cele care facilitează terminarea sarcinii și procesul de renunțare la implicare.

[feature_box style=”32″ title=”CONCLUZII FORMAREA ECHIPELOR” alignment=”center”]

1. Nu poți transforma un grup doar spunând abracadraba, trebuie să realizezezi trecerea prin fiecare etapă
2. O echipă nu poate fi eficientă dacă nu a trecut și prin etapa furtunii în care fiecare și-a spus oful sau și-a exprimat antipatiile sau simpatiile
3. O ochipă nu poate fi eficientă dacă normele stabilite în etapa a treia sunt ambigue, neînțelese sau neacceptate de toți membrii grupului
4. Acceptarea normelor este un punct cheie pentru că degeaba sunt reguli dacă ele nu sunt însoțite de sentimentul de acceptare a membrilor acesteia! (Aici intervine rezistența la schimbare, iar managerul echipei, împreună cu cei care susțin această cauză au foarte mult de lucru)
5. Atenție, acest proces al formări echipelor poate să apară nu doar inițial, ci în diferite etape ale dezvoltării companiei, mai ales atunci când au loc schimbări majore
6. Se poate! Se poate construi o echipă eficientă! Echipa eficientă este atuul companiilor care au succes sau care doresc să aibă succes![/feature_box]

În loc de încheiere, metaforic vorbind, acest proces al formării echipelor este acela în care trebuie să trasnformi VEDETELE ECHIPEI într-o ECHIPĂ VEDETĂ!

Scris de Marian RUJOIU – Trainer. Manager. Coach, Extreme Training