10 Sfaturi pentru o negociere de succes

Scris de Marian Rujoiu

 Mai jos veţi găsi idei practice pe care le puteţi folosi şi adapta în negocieri sau vânzări. Aceste idei practice pleacă de la premisa că micile lucruri pot declanşa schimbări mici, iar atenţia asupra mai multor lucruri mici poate determina cumulat un rezultat încântător.

10 sfaturi pentru o negociere de succes

1. Numele partenerului de negociere

Fie că vorbim despre nume, fie despre prenume, oamenilor le place să li se pronunţe numele. Pentru a reţine numele persoanei este important ca, imediat după ce facem cunoştinţă cu ea să folosim numele de câteva ori. Un secret este acela de a folosi chiar şi la telefon numele persoanei de la capatul celalalt al firului, iar dacă dorim un impact maxim trebuie, ca într-o conversaţie să–i folosim ca ultim cuvant numele, cum ar fi: „Vă doresc o zi bună, domnule Rujoiu” , „O să vă sun eu mâine, domnule Rujoiu” sau „A fost o adevărată plăcere să vă întâlnesc, domnule Rujoiu” etc. Trebuie să reţinem că este important să folosim numele celui cu care vorbim, dar mai ales în finalul discuţiei, iar dacă se poate, numele acestuia să fie chiar ultimul cuvânt.

2. Aşezarea în încăpere

În principiu, poziţia cea mai dezavantajoasă este cu spatele la uşă şi cu faţa la geam. Aceasta este o poziţie care creează disconfort, în primul rând pentru că totdeaunea vei avea un sentiment de nesiguranţă atunci când se deschide uşa, iar în al doilea rând pentru că geamul poate fi un factor perturbator care iţi diminuează puterea de concentrare, iar o posibilă acţiune pe care o vezi pe fereastră te poate distrage şi mai mult. Ca sfat, îţi recomand o poziţie în lateral, cu spatele la un perete, de unde poti vedea atât uşa cât şi geamul, cumva acestea să fie în stânga şi în dreapta ta. Negociatorii care vor dori să te pună în dificultate te vor aşeza fix în această poziţie. Nu-ţi rămâne decât să eviţi această poziţie, iar eventual la un moment dat să găseşti un prilej să muţi scaunul într-o poziţie ceva mai avantajoasă. Când tu vrei să pui un partener de negociere în dificultate îl poţi aşeza într-o asemenea poziţie şi eventual rogi pe cineva să folosească uşa mai mult decât de obicei. Trebuie să folosiţi această tehnică cu măsură pentru că folosită în exces poate deranja. E bine să-ţi aminteşti această tehnică chiar şi atunci  când mergi undeva în oraş. Alege-ţi astfel un loc cu vizibilitate maximă, eventual o masă situată în lateralul unei săli, iar scaunul să fie situat la perete.

3 Aşezarea la masă

Majoritatea negocierilor se poartă la masă. Poziţia cea mai puţin comunicantă este faţă în faţă. Dacă este o masă dreptunghiulară partenerii aşezaţi într-un capăt şi celălalt al mesei vor avea tendinţa să poarte discuţii în contradictoriu, ambii dorind să aibă un control asupra discuţiei. Chiar şi la şedinţele informale, poziţia din capul mesei este „predispusă” la a prelua iniţiativa, la a-şi impune punctul de vedere. Revenind la negociere, evitaţi pe cât posibil poziţiile opuse. Dacă totuşi partenerul de negociere este aşezat în capul mesei, încercaţi să găsiţi o poziţie cât mai apropiată de el pe laterala mesei, eventual primul scaun. Dacă scaunul este departe îl poţi muta imediat lângă el. Spre deosebire de poziţia opusă care blochează comunicarea, poziţia în diagonală facilitează comunicarea. La fel şi poziţiiile faţă în faţă. Chiar dacă nu sunt în capul mesei şi sunt pe laturile mai lungi, nu sunt indicate. Negociatorii neexperimentaţi consideră această poziţie, faţă în faţă, ca fiind cea mai favorabilă (fiecare dintre negociatori stând pe cele două laturi mai lungi ale mesei). Dacă staţi la o masă pătrată este indicat să evitaţi poziţia faţă în faţă, astfel că este de preferat cea în unghi, pe laturile alăturate ale mesei. Cercetările au arătat că cea mai „comunicativă” poziţie dintre doi parteneri de negociere este cea alăturată. Cumva, metaforic vorbind, este poziţia din care partenerii vorbesc aceeaşi limbă, stau de aceeaşi parte a baricadei şi privesc problema din acelaşi unghi. De asemenea, lucrul pe documente, explicaţiile oferite de un suport vizual, o schemă sau un desen sunt mult mai uşor de discutat şi de vizualizat de către ambii parteneri când aceştia stau alături, puţin întorşi unul către altul.

4. Mărturiile

Dovada fermă a calităţii serviciilor pe care le oferi este ceea ce spun clienţii tăi despre tine. Cu cât mai multe mărturii, cu atât mai bine. Aceste mărturii nu trebuie să fie scrisori complete şi bine elaborate. Cele mai bune sunt mărturiile spontate oferite în momentul în care clientul a fost mulţumit. Reţineţi aşadar că o mărturie a unui client se culege în momentul impctului maxim. Când ai un client care-ţi spune ceva de genul: „Mulţumesc foarte mult, mi-ai fost de un real ajutor!” roagă-l în acel moment să-ţi scrie câteva cuvinte, chiar şi de mână, dacă nu ai tehnologia necesară la îndemână. Cu cât va trece mai mult timp, cu atât va fi mai greu să obţii mărturia respectivă. Şansa de a ţi se oferi mărturia (recomandarea) în momentul satisfacţiei maxime este undeva la 50%. După câteva zile însă, acest procent al probabilităţii scade spre 10%. Strange recomanări şi reţine că acestea vor fi mult mai credibile atunci când sunt scrise chiar de mână. Când o să ai peste o sută de recomandări probabilitatea de a convinge un nou client creşte considerabil. Poate fi chiar o provocare, fiecare client mulţumit poate fi  ocazia unei recomandări. În cazul în care doreşti o strategie pe termen lung roagă-l să scrie ceva şi despre tine ca om, nu doar despre companie. În vremuri grele, aceste recomandări pot fi aur curat şi pot fi folosite indiferent de compania la care lucrezi.

5. Onestitatea

Noi românii suntem învăţaţi multe. La capitolul onestitate nu stăm foarte bine. Cel puţin asta mi-a arătat experienţa mea şi spusele celor pe care-i cunosc. Prima tendinţă în negociere este aceea de a lua de la un partener mai mult decât are el de oferit acestuia  „Vreau să-l ard de nu se vede”, „acum are nevoie de mine, preţul este altul” etc. Gândurile nerostite ale multora dintre noi, ca români,sunt : Nu ştie care e treba. Il fac de nu se vede. Această strategie win-lose, crează proasta reputaţie. Am fi mult mai câştigaţi dacă, înainte de a ne gândi la cum să-l păcălim, ne-am gandi la cum pot câştiga şi eu şi el. Aunci când ambii parteneri sunt deschişi fiecare poate câştiga şi fiecare poate fi mulţumit. Această onestitate îţi oferă şi permisiunea de a fi creativ. Gândeşte-te la soluţii inovatoare care pot duce la un câştig pentru ambele părţi. Gândindu-ne la doi copii care vor să împartă o portocală, mentalitatea win – lose, este aceea în care unul dintre copii vrea toată portocala, iar celăalat nu se va alege cu nimic. O varinată win – win este accea în care cei doi copii discută. Poate unul doreşte numai o felie de poftă sau ei o pot împărţi. Este posibil ca unul dintre ei nu dorească neapărat portocala, ci poate  vrea numai un fruct. Poate chiar întâmplător, celălalt copil are un alt fruct sau ii poate face rost de unul. Sau poate ambii au câte 5 bănuţi şi decid impreună să mai cumpere o portocală şi astfel fiecare dintre ei va avea o portocală. Pot fi multe soluţii, trebuie însă ca cei doi copii să discute şi să fie dispuşi să afle nevoile celuilalt. Româneşte, ar însemna ca unul să manânce portocala, iar celălalt să saliveze.  Este un efort mic, dar cu un rezultat mare. Fii onest cu celalalt şi nu-i vinde ceva de care acesta nu are nevoie. Încercaţi să aflaţi de ce anume are nevoie şi căutaţi împreună soluţia optimă. Numai în acest fel vei construi o relaţie pe termen lung. În acest fel vei fi considerat un partener. Atunci când partenerul nu va râmâne multumit, a doua oară te va ocoli. Dacă vei fi onest vei fi o rara avis. Atunci când simţi un dezechilibru şi mai şti că peste câteva zile partenerul tău de negociere va înţelege că a făcut o afacere proastă, nu te grăbi să-i vinzi, încercă să-l avertizezi. Chiar dacă astăzi vei „rata o negociere” de 2000 de euro, construieşti de fapt premisele unei negocieri viitoare bazate pe încredere. Este posibil ca peste două săptămâni să faci o afacere de 20 000 de euro cu acelaşi client. Când ai un client sau un partener la care observi că va încheia o afacere proastă poţi să-l avertizezi. Este foarte probabil ca în scurtă vreme acest favor, în care nu l-ai lăsat să arunce cu banii pe fereastră, să ţi se intoarcă, uneori chiar înzecit.

6. Întreruperile

Nu puţine sunt cazurile în care negociatorul vrea să dea impresia de om căutat. Astfel el îşi pune secretara sau pe coleg să-l sune atunci când are întlniri. Această tehnică nu pare tocmai bărbătească, însă ea are avantajul că în orice moment, odată ce ai fost sunat poţi spune că trebuie să reprogramaţi întâlnirea pentru că a intervenit ceva foarte urgent. Aceste întreruperi sunt bune în momentul în care negocierea a luat o direcţie pe care nu ţi-o doreşti şi te dezvantajează foarte mult.

7. Concluziile comune preliminare

În principiu, este bine să ţii un jurnal al negocierii cu lucrurile pe care vi le stabiliţi. Acest lucru îţi va permite să notezi o concluzie şi să-ţi rogi totodată partenerul să-ţi confirme că aşa este. În cazul unor negocieri complexe pentru a lua un puls al negocierii, redactezi pe o foaie împreună cu partenerul concluziile la care s-a ajuns. Este momentul în care poţi verifica dacă aţi vorbit aceeaşi limbă şi dacă lucrurile care erau subînţelese sunt acum înţelese. Totodată, va fi şi o ocazie în care expresii de genul: „am putea să….” se transormă în „putem să”. Această foaie poate fi trimisă pe e-mail sau pe fax partenerilor tăi. Este o strategie bună care, dincolo de avantajul clarificării, are şi avantajul că obţii timp. Astfel că partenerii sau şefii tăi pot fi la curent asupra discutiei şi concluziilor preliminare. Această manieră este utilă mai ales când ai un partener care a deviat cam mult de la subiect şi a trecut superficial pe peste anumite lucruri. Reţineţi aşadar că un jurnal al negocierii (notiţele tale) îţi permite să fii la curent cu stadiul negocierii pe de o parte, iar pe de altă parte, un jurnal comun al negocierii, trimis prin fax sau pe e-mail partenerilor, asigură un prilej de clarificare asupra stadiului negocierii şi obligă ambele părţi la clarificări ce vor putea fi fi prinse cel mai probabil într-un viitor contract.

8. Schimburile

În cadrul întâlnirii este de preferat să ai o recuzită corespunzătoare, însoţită de arsenalul tehnologic necesar. Nu este însă sfârşitul lumii dacă nu ai un pix şi astfel partenerul îţi poate împrumuta unul . Este un bun prilej pentru a iniţia o serie de schimburi. Schimbul sau simplul fapt că-ţi oferă ceva creează bune premise psihologice în cadrul întâlnirii. Atunci când ţi se oferă ceva, acceptă. Fie că ţi se oferă o cafea, un pahar cu apă, un pix, o brichetă, o foaie, etc acceptă.  Spunând un „Nu, mulţumesc. Am şi eu” sau „Nu mulţumesc. Nu-mi este sete” este un refuz care îl va face pe partenerul tău care ţi-a oferit ceva să se simtă inconfortabil. Se spune de multe ori că există o plăcere mai mare în a oferi ceva, decât în a primi ceva. Dacă partenerul tău îţi oferă ceva, aceptă cu mare plăcere şi incercă să-i oferi şi tu ceva în schimb. Schimbul este primul pas către o bună comunicare. Dacă-ţi face cadou un pix, încearcă să-i faci şi tu cadou un pix ( chiar şi pe cel personal), o agendă sau ceva asemănător care-ţi este la îndemână. Partenerul se va simiţi obligat să  accepte. Negocierea în acel moment este începută, iar primii paşi au fost făcuţi deja. Dacă nu ai ceva material pentru a-i oferi , fă-i o promisiune sau oferă-i o vorbă bună, un compliment sau o apreciere.

9. Confidenţialitatea

Atunci când îi vei cere partenerului de negociere să păstreze confidenţialitatea asupra celor ce urmează să fie discutate acesta va lua mult mai în serios discuţia. Această solicitare poate crea premisele unei relaţii de încredere. Totodată, poţi invoca faptul că este este pentru tine nu doar un client, ci un partener de afaceri, astfel că eşti dispus să căutaţi şi să găsiţi cele mai bune soluţii, lucruri pe care nu le acordaţi în mod obişnuit tuturor oamenilor cu care lucraţi. Probabil aţi observat şi în viaţa de zi cu zi. Când spuneţi cuiva: „Vreau să-ţi spun ceva, dar vreau să rămână între noi” dintr-o dată partenerul tău va fi mai interesat şi va da o atenţie mai mare detaliilor şi lucrurilor spuse de tine. Trebuie să ai grijă ca în timpul discuţiei să se justifice confidenţialitatea, fie că este vorba de un discount pe care nu-l acordaţi în mod obişnuit, de un termen de plată, de o favoare, sau de o informaţie care l-ar putea ajuta.

10. Punctul comun

Cine se aseamănă se adună. Este o vorbă veche şi cu mult mai mult adevăr decât credem. Poate că tu nu semeni cu partenerul tău de negociere, poate vă întalniţi pentru prima dată şi este impropriu spus că poţi semăna instantaneu cu partenerul tău. Poţi însă să faci ceva în acest sens, anume să cauţi puncte comune cu el. Poate fi un hobby, poate fi un loc pe care l-aţi vizitat, poate fi postul TV preferat, pot fi copiii, vestimentaţia,  pot fi principiile sau de ce nu valorile. Un negociator experimentat nu începe negocierea până nu a găsit unul sau  două puncte comune cu partenerul. Negocitatorii neexperimentaţi intră direct în negociere, însă acest lucru nu îi avantajează foarte mult. În negociere acest punct se numeşte cârlig sau ancoră. Reţine: caută punctul comun, identifică-l şi discută pe marginea lui. Vei avea parte astfel de o negociere mult mai deschisă şi mult mai relaxată. Inconştient sau nu, partenerul de negocieere, odată ce vei identifica puncte comune, îţi va acorda mai multă încredere decât în mod obişnuit. Gândiţi-vă la dumneavoastră! De multe ori veţi acorda mai multă încredere persoanelor care într-un fel sau altul vă seamănă.

Aţi avut mai sus numai 10 tips and triks. Le-am scris în ordinea în care mi-au venit în minte. Aceste lucruri mici vă pot fi foarte folositoare, iar în măsura în care le-aţi găsit interesante spuneti-mi şi o să mai scriu articole cu tematică similară. Probabil putem ajunge la câteva sute de lucruri mici care contează în negociere şi putem face bine să ţinem sema de ele. Aceste lucruri contează nu numai în negocierile comerciale, ci şi în cele personale.