5 principii de baza in realizarea corecta a analizei cost – beneficiu?

5 principii de baza in realizarea corecta a analizei cost

Marii noastre majorităţi ne sunt familiare cuvintele din titlu – analiza cost-beneficiu. Astfel combinate, definesc un instrument pe care mulţi dintre noi îl folosim, într-o formă mai simpla sau mai elaborată, pentru a evalua un viitor demers investiţional de business sau privat.

Într-adevăr, utilizată cu pricepere, analiza cost-beneficiu ne poate da rapid o imagine clară asupra rentabilităţii investiţiei dorite, precum şi a perioadei în care o putem recupera.

Am constatat, însă, în practică – printre cei ce ar putea să folosească acest instrument – o anumită imprecizie în reprezentarea principiilor şi valenţelor sale sau chiar o oarecare reţinere în a-l utiliza. Să fie teama instinctivă de domeniul financiar şi de „socotelile contabile”? Dacă-i aşa, nu-i nici un bai! Domeniul ăsta e sec şi arid doar dacă-l priveşti de departe. Când te apropii, constaţi foarte repede că e frumos, util, intuitiv şi strâns legat de viaţa noastră.

Îmi propun să demonstrez acest lucru încercând să devoalez falsele mistere ale liniei de titlu. Şi-am să iau, pentru asta, un exemplu. Enter Gelu!

Gelu e manager la o firmă. Mihai, patronul firmei, i-a cerut la ultima şedinţă să ia măsuri de creştere a vânzărilor. Şi pentru că activitatea lor implică gestionarea unui număr mare de clienţi, Gelu a identificat drept soluţie potenţiala implementare a unui sistem computerizat de management al acestora. El ştie, însă, ca Mihai nu se va angaja la o investiţie până când nu se va convinge că ea este rentabilă; şi că va dori să ştie şi în cât timp şi-o va recupera. Recurge, aşadar, în mod firesc, la o analiză cost – beneficiu. Şi, pentru că-i par mai abordabile, începe mai întâi cu costurile. Cere oferte, se documentează, discută cu colegii şi scrie apoi, frumos, unul sub altul:

• 1500 € – un server dedicat;
• 5000 € – 10 calculatoare noi;
• 300 € – o imprimantă pentru tipărit rapoarte;
• 7000 € – softul de gestiune cu instalare şi training inclus conform ofertei.

TOTAL COSTURI: 13.800 €

Mai greu îi vine să calculeze beneficiile. Pe baza experienţei, estimează o creştere cu 20% a vânzărilor. Aplicat la cifra de afaceri anuală, îi iese o valoare de 300.000 €. A, păi e foarte rentabil! exclamă Gelu în extaz. Stai, stai, că nu-i tocmai aşa! Beneficiul reprezintă PROFITUL aferent acestor vânzări suplimentare şi nu cifra de afaceri generată. Cere raportul anual, îl consultă şi revine cu o nouă cifră: 30.000 €. Păi, tot e bine! Înseamnă că recuperăm investiţia în mai puţin de 6 luni.

Se duce vesel la Mihai şi-i pune calculele-n faţă. Mihai, antreprenor cu experienţă, ia foaia, o citeşte şi i-o întinde înapoi: „Mai sapă!”. „Păi e corect, am calculele anexate” replică Gelu. „Ar fi corect dacă n-ar fi incomplet. Revino când o faci corect.”

Hai să vedem ce-a omis Gelu. si, pentru că n-am vorbit recent cu el, vom face câteva supoziţii:

• Echipamentele sunt noi şi vin împreună cu un sistem de operare instalat, dar trebuie puse în funcţiune şi configurate. Să mai adăugam, deci, la costuri înca 200 € (valoarea
  timpului petrecut de colegii din IT pentru asta sau a prestaţiei unei firme specializate);
• Colegii lui Gelu vor fi instruiţi privind utilizarea noului program, dar asta va însemna că vor fi scoşi 3 zile din producţie. Cost suplimentar – 800 €;
• După ce ei vor „intra în pâine”, le va fi necesar un interval de timp până când vor putea utiliza cu eficienţă maximă sistemul. Să estimăm aceste costuri cu ineficienţă (la rigoare, prin evaluări, teste, statistici, curbe de învăţare) la 30.000 € vânzări pierdute (din cele 300.000 creştere estimata mai sus), adică 3000 € profit nerealizat;
• În practică, orice sistem hardware / software are nevoie periodică de service, mentenanţă şi upgrade-uri. Probabil o parte dintre aceste servicii sunt incluse în oferta furnizorilor, măcar pe perioadele de garanţie. Dar nu toate şi, oricum, nu pe termen nelimitat. Să includem, aşadar, un cost mediu anual de 1000 € (real, mai mic în prima perioadă).

Pe de altă parte, estimate ceva mai riguros, beneficiile ar putea arăta cam aşa:

• Creşterea anuală a profitului brut generat de vânzări la clienţii noi (vom lua în calcul numai primul an) – 25.000 €. Vom pondera, însă această valoare cu probabilitatea ca ea să se realizeze. Această probabilitate estimată va ţine cont de prognozele de evoluţie a pieţei, climatul social – economic, calitatea produselor vândute, notorietatea brandului, campanii de marketing etc. Să spunem că e 80% şi socotim: 20.000 €;
• Creşterea anuală a profitului brut generat de vânzări suplimentare la clienţii existenţi (iarăşi doar pentru primul an) – 15.000 €. Vom pondera şi această valoare cu un coeficient calculat similar celui de mai sus (vom ţine cont, probabil, de rata de retenţie a clienţilor, de gradul lor de satisfacţie etc). Să o luam, de dragul lui Gelu, de 66,6% ca să ne dea 10.000 €;
• Optimizarea efortului de vânzare. Altfel spus, economii realizate ca urmare a creşterii eficienţei procesului de vânzare (timp, curent electric, carburant, telefoane, consumabile de birou etc.). Să estimăm aici, rezervat, doar 5000 € pe an;
• Creşterea satisfacţiei angajaţilor. Asta e ceea ce se cheamă un beneficiu intangibil. Adică nu-i pot estima suficient de riguros valoarea în momentul în care-l evidenţiez. Va trebui să aştept să se convertească, în timp, într-unul dintre celelalte beneficii (tangibile) pe care, ca pe cele de mai sus, să-l pot cuantifica. Cel mai probabil se va converti în timp economisit datorită unui plus de eficienţă sau chiar în vânzări suplimentare datorită unui plus de elocvenţa a oamenilor noştri de vânzări. Până atunci îl las aşa, nemăsurat.

Vă propun să lăsăm acum toate cifrele deoparte şi să fixăm  principiile de bază (ilustrate, mai toate, în povestea noastră) care să ne ghideze în realizarea corectă a Analizei cost-beneficiu:

1. Toate beneficiile se evaluează în BANI (lei, euro, lire turceşti, oricare, cu  singura condiţie să fim consecvenţi). De ce? Pentru că, pur şi simplu, e singurul numitor comun la îndemână într-un business, precum şi într-un proiect personal.
2. Analiza cost-beneficiu implică, absolut mereu, ESTIMĂRI. Nu putem vorbi, nici la costuri, nici la beneficii, despre măsurare pentru că ne aflăm într-un moment de timp ANTERIOR realizării investiţiei în cauză şi, cu atât mai mult, anterior fructificării beneficiilor sale. Sigur, sunt linii în tabel pe care le putem estima foarte precis (costuri fixe pe baza ofertelor, spre exemplu), dar şi aici putem avea variaţii (fluctuaţii de curs valutar sau costuri de transport suplimentare pe timp nefavorabil, pe acelaşi exemplu). Iată de ce e foarte important să ne documentăm atent şi să obţinem suficiente informaţii credibile pentru a fi în măsură să facem estimări pe care să ne putem baza, mai departe, decizia de a investi.
3. Primul pas într-o analiză riguroasă este IDENTIFICAREA COMPLETĂ a tuturor costurilor şi beneficiilor relevante. Aşa cum aţi văzut în povestea noastră, Mihai nici n-a încercat să verifice corectitudinea valorilor propuse de Gelu văzând, dintr-o privire, că el nu parcursese acest prim pas. Acest pas nu se face, de regulă, de unul singur. E bine să apelăm aici la colegi, profesionişti, experţi, referinţe şi informaţii scrise pentru că doar aşa îl putem parcurge corect. Aş atrage totuşi atenţia: totul să fie trecut prin filtrul relevanţei. Atunci când decidem să cumpărăm, de pildă, un telefon mobil, nu luăm în calcul costurile legate de depozitarea manualului de utilizare.
4. Referinţa temporală. Generic şi general, o analiză cost-beneficiu ţine seama de costurile şi beneficiile evidenţiate pe toată DURATA DE VIAŢĂ a invesţiei respective. Ne raportăm totuşi, de regulă, în calculul diverşilor indicatori la perioade de timp uzuale (an, lună). În ceea ce priveşte beneficiile, e chiar abordarea firească pentru că, de cele mai multe ori, ele chiar survin treptat de-a lungul unor perioade mai mari de timp. Costurile, însă, sunt de două feluri: costuri periodice (service echipamente, consumabile etc.) şi costuri ocazionale / iniţiale (achiziţii de utilaje, terenuri etc. – investiţia propriu-zisă). E important, iată, şi MOMENTUL când îmi trebuie banii pentru investiţie. 
5. Costurile şi Beneficiile sunt estimate, întotdeauna, din perspectiva celui care realizează investiţia. Asta introduce, într-adevăr, o doză de SUBIECTIVISM CONJUNCTURAL, mai ales în privinţa beneficiilor si, în special, a celor intangibile. Iată de ce, spre exemplu, nu comparăm costul taxei de parcare în aeroport cu beneficiul mersului pe jos şi costul tocirii flecurilor la pantofi atunci când riscăm sa pierdem avionul, dar ne gândim poate la asta atunci când mergem la plimbare în Herăstrău.[/nbox]

Ei, şi acestea fiind zise, să ne întoarcem la modelul nostru.

E investiţia rentabilă? Şi, dacă da, în cât timp îşi recuperează Mihai banii?

Dacă v-a dat 196 de zile, scrieţi-mi să-mi transmiteţi impresiile voastre pe dragoş.popescu [at] diagma.ro. Dacă nu, scrieţi-mi să-mi spuneţi unde-am greşit.

Despre Autor

Dragoş Popescu şi-a construit cariera de consultant şi trainer pornind de la o solidă experienţă directă în business. A ocupat poziţii manageriale de vârf, în particular în industria telecom (Sales Manager – Bel Pagette, Customer Service Manager – Vodafone, Operations / Country Manager – Motorola).  În prezent, Dragoş susţine cursul de Finanţe pentru non-finanțiști

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-finante-pentru-non-finantisti/”]Curs Finanțe pentru Nonfinanțiști[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-manager-proiect/”]Curs Manager de Proiect, București (intensiv)[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-cnfpa-manager-de-proiect-weekend/”]Curs Manager de proiect, București (de weekend)[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-expert-accesare-fonduri-europene/”]Curs Expert Accesare Fonduri Europene, București[/button_2]