Ce analiză trebuie făcută înainte de scrierea unui proiect?

Nu vă lăsați înșelați de aparențe, de vorbe; judecați după fapte și veți fi siguri că, de veți căuta un sculptor, nu veți da peste un tăietor de lemne. Hagop Baronian

Managementul proiectelor este o activitate complexă care necesită respectarea unor reguli clare, parcurgerea unor etape predefinite și implică o capacitate de analiză și previzionare dezvoltată.

Respectarea regulilor asigură conformitatea cu cerințele finanțatorului.

Parcurgerea etapelor asigură punerea în aplicare, corectă și completă, a activităților proiectului, conform timpului prognozat și bugetului stabilit.

De ce am, însă, nevoie de capacitate de analiză și previzionare atunci când asigur managementul unui proiect și mă angalez în scrierea unui proiect?

În situații ideale, pentru un proiect, este suficient să definești scopul și obiectivele, să planifici activitățile, să alegi echipa de proiect, să stabilești bugetul și să pui în practică graficul planificat. Numai că, niciun proiect nu ”există” în situații ideale.

Proiectul ”apare” într-un anumit context, se dezvoltă într-o anumită organizație, presupune interacțiunea cu diverse instituții, medii, valori, experiențe, factori interesați, riscuri. Abordarea acestor elemente și gestionarea lor pe parcursul unui proiect fac diferența între succesul și eșecul unui proiect.

Pentru a putea aborda și gestiona în mod corect factorii enunțați mai sus, aceștia trebuie, în primul rând, conștientizați și, în al doilea rând, se impune analizarea lor.

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-manager-proiect/”]Curs Manager de Proiect, București (intensiv)[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-cnfpa-manager-de-proiect-weekend/”]Curs Manager de proiect, București (de weekend)[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-expert-accesare-fonduri-europene/”]Curs Expert Accesare Fonduri Europene, București[/button_2]

De unde începem analiza în scrierea unui proiect?

Această analiză trebuie să aibă loc încă din faza în care apare ideea de proiect – înainte de a scrie proiectul, înainte de a identifica echipa de proiect, înainte de a planifica activitățile și estima bugetul. Atunci când începem acest demers trebuie să facem distincția între două mari categorii de factori: factori interni și factori externi.

Ce factori interni îmi pot afecta derularea proiectului?

Este indicat să realizați o listă cât mai cuprinzătoare a factorilor interni, încercând să conștientizați atât factorii cu conotație negativă, cât și cei cu influență pozitivă. Pentru a facilita analiza ulterioară, încercați să grupați acești factori după o matrice de tipul celei de mai jos:

FACTORI INTERNI

POZITIVI	NEGATIVI
Resursele umane implicate în managementul proiectului sunt bine pregătite;	Evaluarea eronată a bazei de resurse disponibile pentru derularea proiectului;
Strategia de comunicare este bine dezvoltată;	Planificarea defectuoasă a activităţilor din cadrul proiectului;
Poziția pe piață a organizației;	Problemele legate de aprovizionare;
Tehnologiile avute la dispoziție facilitează implementarea proiectului;	Ineficiență organizatorică.
Leadership performant.

Ce factori externi îmi pot afecta derularea proiectului?

FACTORI EXTERNI

POZITIVI	NEGATIVI
Parteneriate internaționale;	Factorii naturali (dezastre naturale);
Cerințele pieței din regiunea în care îmi implementez proiectul;	Influențe economice externe (de exemplu, modificarea nefavorabilă a cursului de schimb a monedei utilizate în cadrul proiectului);
Resursele disponibile în regiunea în care îmi implementez proiectul;	Reacţia oamenilor afectaţi de proiect;
Voluntariat dezvoltat;	Lipsa de voinţă politică în implementarea unor măsuri de politică economică sau socială necesare pentru derularea în bune condiţii a proiectului;
Parteneri locali experimentați;	Nepotrivirea culturală dintre obiectivele şi activităţile proiectului şi mediul în care se desfăşoară proiectul, care apare ca urmare a necunoaşterii specificului local.
Know-how-ul regiunii – mediul academic și universitar.

Cum abordez acești factori?

După ce am stabilit cu ce factori interni și externi mă confrunt, ce factori au conotație pozitivă și care mă afectează negativ, urmează să analizez scenariile posibile, să măsor impactul și probabilitatea de manifestare a fiecărui factor și să decid asupra unei strategii de abordare a acestora. În momentul analizei și deciziei se impune valorificarea următoarelor elemente:

Care sunt factorii pe care mă pot baza și pe care îi pot valorifica în implementarea proiectului ? (factorii pozitivi)
Care sunt factorii care mă pot împiedica în implementarea proiectului? (factorii negativi)
Care este probabilitatea de apariție a fiecărui factor negativ în parte în implementarea proiectului ?
Care este impactul produs de manifestarea fiecărui factor negativ în parte?
Pot folosi factorii pozitivi pentru a elimina/reduce factorii negativi?
De ce resurse mai am nevoie pentru a elimina/reduce manifestarea factorilor negativi?

În final, voi elabora un plan prin care mă asigur că îmi prevăd activitățile, resursele necesare, instrumentele de monitorizare și persoanele responsabile, astfel încât, la final, proiectul să își atingă obiectivele, cu resursele prognozate și în perioada de timp stabilită.

Parcurgând un astfel de proces de analiză și previzionare, managerul de proiect, împreună cu echipa sa, asigură premizele pentru un proiect de succes.

Aplicarea planului așa cum a fost elaborat în această etapă și dezvoltarea de instrumente de intervenție pentru contracararea altor tipuri de factori negativi care se pot manifesta imprevizibil, în timpul implementării, conduc la culegerea rezultatelor dorite.

Fiți atenți la mediul intern și extern în care vă implementați proiectul, analizați fiecare element, oricât de neînsemnat ar părea el, luați decizii atunci când trebuie și veți aduce la viață ”opere de artă” în domeniul proiectelor.

Scris de Ramona Moldovan – Trainer Extreme Training

În decursul parcursului meu profesional am avut ocazia să îmi dezvolt competențe și abilități în domenii pe care le consider de vârf, precum politicile publice, planificarea strategică, evaluarea, managementul de proiect, dar cel mai important lucru pe care l-am dobândit a fost privilegiul de a lucra cu oameni, de a forma echipe, de a mobiliza energii pentru a deschide noi drumuri.

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-manager-proiect/”]Curs Manager de Proiect, București (intensiv)[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-cnfpa-manager-de-proiect-weekend/”]Curs Manager de proiect, București (de weekend)[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-expert-accesare-fonduri-europene/”]Curs Expert Accesare Fonduri Europene, București[/button_2]