De ce este important managerul de proiect?

„Succesul se măsoară nu prin ceea ce a realizat cineva, ci prin obstacolele pe care a trebuit să le depășească.” – Booker T. Washington

În ultimele decenii, lucrul pe proiecte și managementul de proiect a cunoscut o evoluție exponențială, în același timp cu ritmul de apariție a noilor tehnologii și a soluțiilor software ingenioase, menite să ușureze munca experților, competitivitatea pe piață și performanța.

Din dorința de a fi performante, de a fi competitive, organizațiile identifică nevoi, definesc obiective clare, planifică activități, alocă resurse și urmăresc atingerea unor rezultate cât mai eficiente.

Cu toate acestea, în realitate, sunt proiecte care au succes și proiecte care eșuează. Pe lângă aspecte legate de contextul ales, de riscurile manifestate, de corectitudinea estimărilor și analizelor, unul dintre factorii importanți care fac diferența dintre reușita sau eșecul unui proiect este reprezentat de managerul proiectului.

Cine este managerul de proiect?

Este întrebarea legitimă care trebuie să apară atunci când vorbim despre proiecte.

Managerul de proiect este persoana desemnată să coordoneze, verifice, coreleze activitatea întregii echipe de proiect, în cadrul tuturor activităților desfășurate, pe toată perioada de implementare și chiar în perioada ex-post a proiectului.

La o primă vedere pare simplu să găsești persoana potrivită pentru a ocupa poziția de manager de proiect într-o echipă.

Însă, înainte de a face acest pas trebuie să definim următoarele elemente:

• Responsabilitățile managerului de proiect
• Rolurile managerului de proiect
• Aptitudinile și abilitățile necesare unui manager de proiect

În această etapă vă puteți întreba de ce este necesar să definesc roluri, responsabilități, atribuții, abilități pentru un manager de proiect din moment ce știu că el va fi persoana desemnată să coordoneze, verifice, coreleze activitatea întregii echipe de proiect. Nu este suficient atât?

De alegerea, aptitudinile, cunoștințele și calitățile managerului de proiect depinde succesul sau eșecul proiectului.

Cu cât conturați un profil cât mai detaliat, cu cât stabiliți de la început ce doriți de la managerul de proiect, cu atât vă măriți șansele de a face diferența, la final, între un proiect excelent și un proiect slab sau eșuat.

Pentru a crea acest profil este indicat să parcurgem o analiză cît mai serioasă și detaliată a celor trei elemente enunțate mai sus.

Ce responsabilități trebuie să îndeplinească managerul de proiect în cadrul proiectului meu?

Principalele atribuții ale unui manager de proiect sunt următoarele: să planifice, să organizeze, să coordoneze, să controleze, să conducă. Sunt cele 5 funcții ale managementului care trebuie aplicate în orice proiect, indiferent de anvergură, de valoare, de durată.

Cum planifică? – Utilizând metode cât mai realiste și mai clare de estimare a activităților, a duratei lor, a interdependenței dintre activități, de alocare a resurselor necesare etc. Dintre metodele de planificare disponibile putem enunța Metoda PERT, Metoda Structurii pe Bază de Elemente (Work Breakdown Structure), Graficul GANTT.

Cum organizează? – Atunci când realizează o planificare bună, managerul de proiect va fi capabil să își contruiască o echipă de proiect funcțională, să  identifice persoanele cele mai potrivite pentru a lucra în proiect, să distribuie sarcini în mod optim, să aloce resursele materiale și financiare în mod eficient, astfel încât să se asigure că își atinge obiectivele în termenul stabilit și cu standardele de calitate definite anterior.

Cum coordonează? – Delegând atribuții, organizând întâlniri de lucru constante cu echipa și alte persoane implicate în implementarea proiectului, stabilind un mecanism de monitorizare periodică foarte bine pus la punct, oferind și primind feedback permanent referitor la stadiul proiectului.

Cum controlează? – Stabilind un sistem clar și coerent de raportare și monitorizare, alocând responsabilități individuale și de grup, aplicând un sistem echilibrat de urmărire a proiectului.

Cum conduce? – În primă fază suntem tentați să credem că suma celorlalte 4 funcții ar asigura acoperirea acestei funcții. Cu toate acestea, conducerea vizează mai mult decât atât. Un manager de proiect trebuie să utilizeze mecanisme de motivare a echipei corelat cu instrumente de control și responsabilizare, trebuie să își asume leadership-ul proiectului și al echipei, să își asume responsabilitatea atingerii scopului proiectului și să aloce toate resursele sale acestui scop. Funcția de conducere aduce la un loc atribuțiile managerului de proiect, aptitudinile și know-how-ul său și poate influența decisiv calitatea implementării unui proiect.

Pe lângă responsabilitățile enunțate mai sus, managerul de proiect trebuie să urmărească:

• Stabilirea sau însușirea obiectivelor și direcțiilor generale de acțiune, interpretarea acestora, reacția la modificarea lor;
• Clarificarea problemelor și delimitarea zonelor problematice;
• Identificarea resurselor, negocierile pentru obținerea lor, păstrarea lor și gestionarea lor în vederea unei  utilizări eficiente;
• Clarificarea și modificarea rolurilor proprii și ale celorlalți membri în echipa de proiect;
• Efectuarea de acțiuni și asumarea riscurilor necesare pentru bunul mers al proiectului;
• Răspunde în fața superiorilor pentru succesul sau eșecul proiectului.

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-manager-proiect/”]Curs Manager de Proiect, București (intensiv)[/button_2]

Ce roluri trebuie să îndeplinească managerul de proiect?

• Dezvoltarea și coordonarea echipei
• Dezvoltarea individuală a membrilor echipei
• Realizarea sarcinilor proprii și ale membrilor echipei

În ceea ce privește rolurile interpersonale, managerul de proiect trebuie să fie capabil:

• să rezolve disputele din echipă,
• să trateze eficient cu oameni cu diferite nivele de pregătire,
• să creeze unitatea echipei,
• să focalizeze și să motiveze membrii echipei pentru atingerea obiectivelor,
• să construiască relații pozitive interpersonale.

Managerul de proiect trebuie să își asume și roluri informaționale în scopul menținerii informate a participanților la proiect. În acest scop, managerul de proiect trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• să programeze și să conducă ședințele echipei,
• să elaboreze și să actualizeze graficele de lucru pentru membrii echipei,
• să comunice conducerii superioare sau deținătorilor de interese viziunea asupra proiectului,
• să răspundă prin acțiuni/indicații/actualizări ale planului la informațiile primite privind rezultatele, calitatea și furniturile proiectului.

Pe parcursul desfășurării lor, proiectele implică luarea a nenumărate decizii. Când este nevoie de un rol decizional, managerul de proiect trebuie să ia următoarele măsuri și aceasta ținând cont de oamenii afectați de alegerile făcute:

• să facă o distincție între caracteristici și beneficii,
• să aloce în mod adecvat resurse dacă proiectul este în întârziere,
• să mențină un echilibru între costuri, timp și rezultate,
• să prevină ”alunecări” ale  scopului (când proiectele devin din ce în ce mai mari și mai complexe) și depășiri ale bugetului (când banii devin insuficienți).

Așa cum am văzut și în analiza reponsabilităților managerului de proiect, acesta este ”părintele”  proiectului. Având această calitate, trebuie să își asume toate responsabilitățile și să aplice toate instrumentele necesare pentru atingerea obiectivelor. Putem adăuga la lista de roluri enunțate mai sus rolul de leader, de negociator, de mediator, de comunicator și lista poate continua.

Am definit roluri, am definit responsabilități, dar pentru a putea vorbi despre un manager de proiect trebuie să stabilim abilitățile și aptitudinile acestuia.

Ce abilități și aptitudini trebuie să dețină managerul de proiect?

Un bun manager de proiect, pentru a putea coordona echipa de proiect, pentru a putea asigura desfășurarea activităților conform planului de acțiune stabilit, pentru a putea evalua, controla, corela și corecta activitatea celorlalți membri ai echipei, trebuie să aibă aptitudini de leader. Capacitatea de a studia echipa și a evalua activitatea acesteia face din el un bun manager al echipei. El trebuie să soluționeze eventualele probleme ce pot apărea fără a afecta desfășurarea în bune condiții a proiectului. Pe scurt, managerul de proiect trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

• Să aibă cunoștințe tehnice
• Să prezinte entuziasm pentru proiect
• Să fie un om de acțiune
• Să fie un constructor și conducător de echipă
• Să fie capabil să învețe de la alții
• Să fie un bun negociator
• Să aibă aptitudini pentru comunicare
• Să fie competent în planificare și organizarea bugetului
• Să fie orientat către beneficiar
• Să aibă o capacitatea de a influența și de a convinge
• Să aibă abilitatea de a delega

Realizând această analiză pe hârtie ori mental, ne dăm seama că am conturat profilul unui superman. Și apoi apare întrebarea: unde găsesc un astfel de om pentru proiectul meu? sau pot fi EU manager de proiect?

Un manager de proiect este produsul îmbinării celor trei factori analizați mai sus. O parte dintre acești factori sunt înnăscuți, o mare parte se învață și se exersează. Un manager de proiect, prin experiența sa, devine excelent tocmai pentru că, în timp, reușește să acumuleze suficiente elemente astfel încât să poată duce la bun sfârșit un proiect, indiferent de timp, resurse, obiective.

Și să nu uităm că fiecare proiect este unic. Oricât de bun  sau experimentat ar fi un manager, fiecare  proiect vine cu contextul lui, cu riscurile lui, cu obstacolele lui.

Învățând să facem față și să previzionăm aceste elemente, învățăm să devenim manageri de proiect.

Scris de Ramona Moldovan – Trainer Extreme Training

În decursul parcursului meu profesional  am avut ocazia să îmi dezvolt competențe și abilități în domenii pe care le consider de vârf, precum politicile publice, planificarea strategică, evaluarea, managementul de proiect, dar cel mai important lucru pe care l-am dobândit a fost privilegiul de a lucra cu oameni, de a forma echipe, de a mobiliza energii pentru a deschide noi drumuri.

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-manager-proiect/”]Curs Manager de Proiect, București (intensiv)[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-cnfpa-manager-de-proiect-weekend/”]Curs Manager de proiect, București (de weekend)[/button_2]

[button_2 color=”teal” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-expert-accesare-fonduri-europene/”]Curs Expert Accesare Fonduri Europene, București[/button_2]