Delegarea – 9 + 1 reguli pentru o delegare eficientă

9 + 1 reguli pentru o delegarea eficientă

Ești manager și ai un to do-list lung cât Marele Zid Chinezesc?!
Atunci probabil că și tu stai cam rău la capitolul delegare. Cam la fel ca majoritatea colegilor tăi, ce-i drept. Este cu adevărat necesar să execuți tu toate acele sarcini?
Nu este nimeni care ar putea să le facă la un nivel cel puțin suficient?
Dar mai bine ca tine?
Nu e nimeni din echipă care ar putea învăța ceva din realizarea acestei sarcini?
Sau și tu preferi să ratezi cea mai ieftină și eficientă metodă de training, așa cum numeam delegarea în alt articol?

9 + 1 reguli pentru delegarea corectă

În cazul în care vrei să-ți mai eliberezi agenda pentru a acorda mai mult timp gândirii strategice și să-ți educi echipa pentru a genera împreună rezultate tot mai grozave, îți prezint mai jos 9 + 1 reguli ale delegării corecte:

1. Nu căuta perfecțiunea cand faci delegarea!

Un om inteligent spunea că trebuie să delegi în jos pentru a putea să te ridici tu. Cred că, din punct de vedere managerial, delegarea reprezintă acea metodă prin care ne putem depăși potențialul și genera rezultate extraordinare. Însă depășirea potențialului necesită timp și nu este sinonimă cu perfecțiunea. Așadar, atunci când delegi ține cont că lucrezi la un proiect pe termen lung de creștere a calității echipei pe care o conduci, dă-le voie să și greșească și ajută-i să învețe din erori! Scopul primar al delegării este realizarea unei sarcini nu crearea unei opere de artă.  Stabilește standardul de calitate necesar și un deadline. Lasă-i apoi pe ceilalți să găsească o cale. Apropo de asta:

2. Încetează să crezi că ești singurul care poate face treaba bine!

Deleagă corect omului potrivit și e posibil să ai o surpriză plăcută. Doar fiindcă ai experiență și cunoști un mod de a rezolva o sarcină, nu înseamnă că acela este și singurul mod de o realiza. Și nici măcar cel mai bun. De multe ori, cel care nu este un expert în domeniu, dar vrea să înțeleagă va adresa întrebări foarte bune care pot duce la progres și la îmbunătățirea procesului. Nu uita nici că, dacă un angajat vede lucrurile diferit, nu înseamnă musai că nu are dreptate și că nu va duce sarcina la bun sfârșit. Dacă poți vino cu întrebări legate de propunerea sa, ajută-l să identifice riscurile și să găsească soluții. Asta îi va stimula gândirea critică.

Dar, în definitiv, de ce să plătești oameni competenți și capabili dacă îi folosești pe post de roboți? Angajează unii mai ieftini. Sau automatizează!

3. Fii răbdător și evită perpetuarea ”culturii învinovățirii”!

Și chiar dacă delegatul eșuează poți aplica principiul lui Edison: ”Nu am eșuat de 10.000 de ori ci am găsit 10.000 de moduri în care nu se face becul.” Eșecul este o oportunitate de a învăța și a dezvolta oameni. Deleagă în așa mod în cât să eviți posibilitatea unor greșeli catastrofale, dar folosește la maximum fiecare eroare. Nu arăta cu degetul! Tu ai delegat sarcina și tu ai ales delegatul. E cel puțin la fel de mult responsabilitatea ta pe cât și a lui/ei. Căutați împreună modalități de a remedia situația și a evita pe viitor probleme asemănătoare.

4. Începe ușor când faci delegere!

Pentru a-ți construi încrederea în proces, dar și pentru a-i învăța pe cei din subordine cu noul mod de operare fără a-i împovăra cu prea multă responsabilitate din prima, începe prin a delega sarcini minore de pe to-do list-ul tău și crește gradual complexitatea lor. Vei afla și nivelul de competență și pe cel de angajament al membrilor echipei în acest mod. În ideea asta, ar fi indicat să iei în calcul următorul sfat.

5. Creează un sistem clar de prioritizare a sarcinilor

Organizează-ți sarcinile în funcție de două coordonate: nivelul de efort și cel de competență necesare realizării lor. Cele care necesită o competență deosebită ai putea să le păstrezi pentru tine, iar pe cele de un nivel redus de competență le poți delega altora. Delegarea sarcinilor cu un nivel mare de efort necesar, dar competență redusă ar putea să-ți economisească o groază de timp zilnic. Acesta timp l-ai putea investi pentru a te îngriji de urmărirea realizării obiectivelor strategice, relaționarea cu echipa, feedback sau dezvoltarea afacerii în caz că ești antreprenor.

6. Cunoaște-ți echipa dacă vrei să faci delegarea eficient!

Fă-ți timp pentru a-ți cunoaște mai bine membrii echipei. Ce puncte tari și ce puncte slabe are fiecare? Gândește-te și în termeni de potențial! Ce ai putea dezvolta în fiecare? Deleagă apoi celui cu abilitățile necesare, cu scopul de a-l pune în valoare și a-i dezvolta potențialul. Poate că pare evident, dar adesea managerii deleagă celui care are cel mai mic volum de muncă la momentul delegării. Asta conduce sau la o sarcină mai slab îndeplinită, sau la frustrarea angajatului, sau la alimentarea iluziei managerului că doar el poate face treaba bine. Poate că duce chiar la toate trei.

7. Explică de ce delegi!

Atunci când delegi este ușor pentru un angajat să tragă o concluzie pripită: ”iar îmi dă șefu’ o treabă în plus pentru că nu are el chef să o facă”. Evită astfel de concluzii explicând clar celui delegat motivele delegării: că îți dorești să dezvolte noi abilități sau să-și asume noi responsabilități cu scopul de a se dezvolta și avansa. Menționează și criteriile pentru care a fost ales, aducând în discuție calitățile sale relevante. Atenție la fișa de post a celui căruia îi delegi! Își depășește delegatul atribuțiile?

8. Fii explicit când faci delegarea!

Fii cât mai explicit cu sarcina pe care o delegi. Este clar delegatului care este obiectivul? Dar limitele în care poate decide/opera? Știe cum i se va măsura succesul? Are resursele necesare pentru a finaliza cu succes sarcina? Te-ai asigurat că a înțeles ce i-ai comunicat? Dacă răspunsul este afirmativ la toate aceste întrebări, atunci poți să treci mai departe.

9. Deleagă autoritatea nu și responsabilitatea!

Asigură-te, întotdeauna, că cel pe care îl delegi are autoritatea necesară pentru a duce la bun sfârșit sarcina. Ai grijă ca toți cei implicați să fie informați și să-i cunoască nivelul de autoritate cu care l-ai investit pe delegat astfel încât să i se acorde întreg suportul fără a-l pune într-o situație delicată. Nu încerca, însă, să delegi și responsabilitatea rezultatului! Într-un final, răspunderea asupra sarcinii este a ta și nu poți delega pentru a fugi de ea, dând vina pe un subaltern în caz de eșec. Fă acest lucru clar și celui căruia îi delegi pentru a nu pune această presiune suplimentară pe el/ea.

9+1. Oferă feedback!

Feedbackul este partea cea mai importantă a procesului de delegare. Atât pe parcursul realizării sarcinii cât și la final, este important ca delegatul să primească feedback. A făcut bine – încurajează-l! A făcut rău – ajută-l să descopere modul corect! Stabilește pe parcursul efectuării sarcinii scurte ședințe de debriefing! Asigură-te că poți monitoriza eficient realizarea sarcinii pentru a menține un minim de control asupra rezultatului! Nu uita, ca la final să mulțumești delegatului și să-i recunoști meritele. Preferabil în public. Vei încuraja astfel și pe alții să-și asume responsabilitatea și chiar inițiativa. Feedbackul negativ (care are ca obiectiv schimbarea unui comportament) se dă doar între patru ochi, preferabil folosind tehnici de coaching, pentru a reduce defensivitatea și a maximiza învățarea.

Acestea fiind spuse, nu uita că nu există mod mai bun de a învăța să faci ceva decât exersând! Începe de azi! Deleagă o sarcină! Hai că poți! O să vezi ce bine e.

Scris de Stefan Radu
Coach și Trainer Curs Management

Detalii despre cursul de management pot fi aflate prin click aici!