Gestionarea timpului – 5 metode pentru a câştiga timp

Timpul este cea mai de preţ resursă pe care cu toţii o avem la dispoziţie şi pentru fiecare dintre noi acest cadou pe care îl primim zilnic este de 24 de ore. Te-ai întrebat vreodată cum de s-a făcut deja târziu sau cum zboară timpul că parcă mai ieri petreceam cu familia şi prietenii de revelion şi parcă într-o clipă suntem deja puţin trecuţi de mijlocul verii?

Se spune că nu există secrete pe care timpul să nu le scoată la iveală. De aceea este foarte important să conştientizăm şi să acţionăm în direcţia unui bun management al timpului. Nu este timp de pierdut, de lenevit, de considerat că sunt bolnav, de procrastinat în gol deoarece ceea ce poţi face astăzi nu trebuie lăsat pe mâine.

Dacă rămâi fără bani atunci nu mai ai bani, dar dacă rămâi fără timp atunci ai pierdut o parte din viaţa ta. Având în vedere aceste aspecte, m-am gândit să abordez pentru tine managementul timpului şi cum putem să ne organizăm mai bine astfel încât să devenim mai productivi, mai eficienţi şi să reuşim până la urmă să ne folosim cât mai bine de această resursă primară pentru noi toţi.

De asemenea, îţi voi propune şi câteva metode simple şi eficiente pentru gestionarea timpului pe care, fie că le aplici în viaţa ta personală, fie că le aplici în viaţa ta profesională, te vor ajuta să devii din ce în ce mai bun la acest capitol.

În primul rând aş vrea să-ţi atrag atenţia cât de important este să conştientizezi trecerea timpului şi m-am gândit la un exemplu. Dacă ai fost vreodată într-un cazinou ai observat că nu este niciun ceas pe pereţi, fie clasic, fie digital? Te-ai întrebat vreodată de ce? Pentru că ei nu vor ca tu să ştii cum trece timpul astfel încât să stai acolo cât mai mult şi evident să cheltui cât mai mult, de obicei până se goleşte buzunarul.

Nu sunt un jucător de cazinou, dar am înţeles un lucru, foarte important: trebuie să fii foarte conştient în permanenţă de trecerea timpului. Este regula de aur în gestionarea timpului. Este în avantajul tău să ştii cum trece timpul, aşa că treci la acţiune şi pune un ceas în fiecare cameră în care stai, la birou, mai mare sau mai mic, digital sau nu, nu are importanţă, dar trebuie să ai cumva mereu în faţa ochilor un instrument de măsurare a timpului.

Viaţa mea a avut perioade în care a fost dezorganizată din acest punct de vedere până într-o zi când mi-am dat seama cât de important este timpul. În calitate de om de vânzări angajat la o multinaţională, stabilisem o întâlnire cu un client la sediul acestuia. Am ajuns acolo cu aproximativ 10 minute înainte, aşa cum făceam de obicei (punctualitatea a fost şi va rămâne una dintre calităţile mele, nu am întârziat niciodată la o întâlnire).

A fost anunţată patronului sosirea mea, acesta fiind undeva prin fabrică şi am fost rugat politicos să aştept câteva minute şi până atunci să servesc o cafea. Trecusem deja telefonul pe modul silenţios, aşa cum ar trebui să facă orice profesionist, şi aştept savurând din cafea. Timpul s-a scurs şi nu am aşteptat doar câteva minute, ci aproximativ 45 de minute.

Până la urmă patronul firmei a venit şi mi-a spus că a fost o problemă undeva pe linia de producţie şi nu ştia că va dura atât de mult, cerându-şi într-un fel scuze. Eu i-am întins mâna, am dat noroc cu el, i-am mulţumit pentru cafea şi i-am spus că nu vom face niciodată afaceri şi am plecat. Între timp telefonul sunase de multe ori, iar apelurile erau de la aceeaşi persoană. O persoană dragă mie care mă avea la apel de urgenţă în caz că se întâmplă ceva grav, în acest caz fiind vorba de un accident de maşină. A scăpat cu bine până la urmă, dar eu nu am putut răspunde atunci când a fost nevoie de mine.

Am învăţat ceva foarte important despre timp atunci. Timpul nu aşteaptă pe nimeni şi timpul nu întârzie niciodată. Prima măsură pe care am aplicat-o de atunci în viaţa mea profesională a fost ca înainte să plec la o întâlnire, chiar dacă este sigur confirmată, să sun eu înainte pentru a mă asigura că întâlnirea va avea loc şi se va desfăşura în condiţii bune. Altfel, timpul meu este foarte important şi l-aş putea folosi în mod productiv la altceva.

Se pare că până nu se întâmplă anumite lucruri, de obicei negative, în viaţa noastră nu acţionăm, avem tendinţa de a amâna, tindem să intrăm într-o rutină care poate deveni foarte periculoasă şi efectiv ajungem să nu preţuim timpul, petrecându-l în mod necorespunzător.

Evident că există multe metode pentru gestionarea timpului, dar tocmai pentru că sunt multe şi pentru că îmi doresc ca tu să capeţi valoare adăugată cu adevărat în viaţa ta, am ales 5 metode simple şi foarte eficiente pe care eu le folosesc şi le recomand pentru a câştiga timp.

[feature_box style=”33″ title=”1. Timpul petrecut la întâlniri” alignment=”center”]

Indiferent că vorbim de întâlniri de afaceri sau întâlniri cu prieteni, este necesar să minimizezi la maxim timpul alocat. Majoritatea întâlnirilor se termină exact cum au început, acesta este cruntul adevăr. Un exemplu – ai vreo persoană din lista din telefon pe care aproape de fiecare dată când o suni sau contactezi este într-o întâlnire sau nu poate vorbi atunci? Eu da.

De obicei corporaţiile au un obicei foarte neproductiv, şi anume acela de a face foarte multe şedinţe şi foarte dese. Oamenii s-au obişnuit oarecum pentru că este un loc unde ei îşi găsesc scăparea, ca şi cum s-ar ascunde de ceva. De fapt singurul lucru cert este că timpul petrecut în astfel de şedinţe nu mai poate fi recuperat nicidecum şi astfel apare şi munca după program şi lanţul vicios se deschide.

Dacă eşti prins într-un astfel de loc încearcă să nu participi la astfel de şedinţe, dacă poţi evident, iar dacă ai de a face cu oameni care sunt tot timpul în şedinte sau întâlniri, efectiv evită-i. Îţi pierzi şi timp, şi energie.

Aduc aici în discuţie şi întâlnirile care nu au loc la birou, ci la restaurant sau o cafenea. Acestea sunt mari consumatoare de timp pentru că de cele mai multe ori, chiar dacă tu eşti punctual, cealaltă persoană va întârzia. Dacă întâlnirea avea loc la birou, până ajungea cealaltă persoană te mai puteai ocupa de câte ceva, altfel o recomandare fermă: dacă tot mergi la o întâlnire într-un astfel de loc, ia-ţi ceva de lucru cu tine.

[/feature_box]

[feature_box style=”33″ title=”2. Foloseşte lista” alignment=”center”]

Cum ce listă? Lista cu ce ai de făcut. Este valabil pentru fiecare zi, pur şi simplu nu poţi ţine minte tot timpul tot ce ai de făcut, aşa că este necesar să-ţi faci liste şi, bineânţeles, să le şi foloseşti. Este un instrument simplu şi foarte eficient. Mai ales că odată ce este şi scris se întipăreşte şi mai bine în memorie, plus că o vei purta peste tot cu tine, fără riscul de a uita ceva.

Ce vei trece acolo? Absolut tot ce ai de făcut. Oamenii pe care trebuie să-i suni, oamenii cu care trebuie să te întâlneşti, locurile în care trebuie să ajungi, timp pentru masă, familie, citit, scris, prieteni, meditaţie sau orice altceva faci tu într-o zi. Ar fi bine să categoriseşti lucrurile pe care le ai de făcut pentru că astfel le poţi prioritiza mai bine şi astfel programul tău va fi unul cursiv, iar timpul va fi folosit într-un mod util.

Un alt mare avantaj al utilizării listelor este că îţi eliberează mintea, iar mintea ta este mai clară şi mai limpede şi o poţi folosi la un nivel înalt de concentrare pentru ceea ce ai de făcut. Poate este incomod la început, dar nu îţi ia mai mult de 10 minute să faci o listă şi vei vedea că odată ce te vei obişnui vei considera acest obicei unul chiar eliberator.

[/feature_box]
[feature_box style=”33″ title=”3. Blochează-ţi timpul” alignment=”center”]

Aici mă refer la a-ţi ocupa efectiv timpul într-un mod organizat. Un exemplu foarte simplu şi foarte întâlnit, dar pe cât de simplu şi întâlnit este, pe atât de blamat de oameni – programarea concediului. Îţi pui în calendar că între 3 august 2015 şi 20 august 2015 eşti în concediu cu familia, plecat să vizitezi Spania, Italia şi Franţa. Îţi cumperi deja biletele de avion şi poţi deja să începi să pui pe listă ce ai nevoie.

Vei spune că te îndemn să-ţi programezi viaţa. Ei bine, parţial da, dar asta pentru că este viaţa ta şi pentru că ţin la tine şi vreau s-o trăieşti cât mai bine. Avantajele programării sunt multiple pentru că ştii clar perioada, iei bilete de avion din timp, te duci la cumpărături din timp, nu laşi aproape nimic pe ultima sută de metri. Astfel totul este mai eficient, organizat, optimizat şi în final rezultă şi o eficienţă crescută în ceea ce priveşte costul total.

Aici vorbim practic de obiceiuri. De exemplu, momentan, de trei ori pe săptămână alerg. De obicei dimineaţa pentru că atunci îmi place şi consider că am altă energie pentru ziua respectivă. Indiferent că sunt în Bucureşti sau nu, indiferent că este soare sau nu, indiferent că îmi este somn sau nu. Am creat un obicei şi m-am disciplinat sa-l implementez. Din nou, mi-am blocat timpul şi îl utilizez doar în acest scop. În timp ce alerg nu citesc mailuri, nu dau telefoane, nu mă interesează nimic altceva, sunt concentrat la ceea ce fac.

Blocând timp pentru activităţile importante pentru tine şi care îţi creează valoare adăugată, previi un aspect foarte important ca o activitate care pentru tine este în top să ajungă la cheremul altora şi astfel timpul tău să fie folosit pentru priorităţile altora.

[/feature_box]
[feature_box style=”33″ title=”4. Profită de timpii de aşteptare” alignment=”center”]

Majoritatea dintre noi care mărşăluim prin jungla urbană suntem prinşi în trafic sau prin mijloacele de transport în comun. Avansul tehnologiei a permis ca în ultimii ani să fim la câteva clickuri distanţă sau câteva apăsări pe touchscreen-urile telefoanelor mobile de tot ce avem nevoie.

Dacă tot eşti la volan şi traficul este aglomerat, ar fi indicat să asculţi materiale audio. Pune-le pe cd, dvd sau stick de memorie şi ia-le cu tine. Să petreci timp ascultând un radio comercial nu este de valoare pentru tine. Ca să nu mai spunem că orice autor care se respectă creează conţinut audio şi video pe care acum îl poţi avea cu tine peste tot.

Dacă eşti în mijloc de transport în comun atunci este foarte simplu să-ţi pui căştile pe urechi şi să porneşti un material audio de interes pentru tine, indiferent că vorbim de materiale motivaţionale sau despre un seminar pe teme medicale de exemplu, dacă eşti doctor.

Te-ai gândit vreodată la acest timp pierdut altfel? Poate 5 minute aici, 10 minute acolo, azi, mâine şi tot aşa, dacă vei trage linie este posibil pe parcursul unei vieţi să ajungi la ani pierduţi în astfel de momente. Trebuie doar să fii atent şi conştient, astfel încât să profiţi de timpii de aşteptare.

[/feature_box]
[feature_box style=”33″ title=”5. Punctualitatea” alignment=”center”]

După cum am spus mai devreme sunt mereu punctual când merg la întâlniri şi ajung întotdeauna puţin mai devreme. Dar nu sunt punctual doar la acest aspect. Dacă la 06.30 mă duc la alergat atunci aşa este. Dacă la ora 09.00 îmi iau micul dejun aşa este. Dacă între 10.00 şi 11.00 îmi dedic o oră cititului aşa este.

Faptul că îmi stabilesc programul şi nu mă abat de la el îmi permite să desfăşor toate activităţile pe care le am de făcut în ziua respectivă. Chiar şi atunci când mă întâlnesc cu un prieten la o cafea în scop de relaxare şi socializare şi stabilim că ne vedem într-un anumit loc la ora 19.00, eu sunt acolo pentru că în primul rând mă respect pe mine şi timpul meu.

Nu ştiu dacă ar avea rost să continui ce înseamnă puncutalitatea şi de ce ar trebui să o practicăm la cel mai înalt nivel zi de zi pentru că astfel totul va merge din ce în ce mai bine. Gândiţi-vă doar cum ar fi să suni la ambulanţă să anunţi un infarct, cei de acolo să spună că ajung în 3 minute şi de fapt să ajungă în şapte minute? Orice secundă de întârziere poate fi fatală! La fel şi în afaceri sau în viaţa personală, chiar dacă acum nu conştientizezi.

Mai presus de toate, ca instrument de gestiune a timpului, şi care este în controlul tău absolut şi doar al tău, este disciplina. Trebuie să fii disciplinat şi dacă ai întocmit o listă cu lucrurile pe care le ai de făcut pentru mâine atunci cu asta te ocupi până le termini. Apoi te poţi ocupa şi de alte activităţi. Ai spus că de mâine te apuci de cura de slăbit, atunci va trebui să te disciplinezi şi exact aşa să faci, pentru că amânarea este hoţul timpului.

[/feature_box]

Acest articol l-am scris pentru a-ţi folosi timpul în mod eficient, pentru a trezi conştiinţa din tine şi pentru a realiza că doar cu disciplina de sine putem implementa obiceiuri sănătoase în viaţa noastră şi astfel să ajungem să gestionăm timpul din ce în ce mai bine.

Sper că ţi-am fost de folos, te las cu un gând bun şi nu uita:

Nu aştepta. Momentul potrivit este ACUM. – Napoleon Hill

Autor Daniel Tănase – Antreprenor implicat în două afaceri, una clasică ca managing partner, trainer şi consultant, şi cealaltă, în care construieşte reţele de clienţi fideli la nivel internaţional.

Autorul poate fi urmărit şi contactat pe blogul personal.

[button_2 color=”red” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-acreditat-manager-proiect/”]Curs Manager de Proiect, București[/button_2]