Harta procesului de business. De unde incep?

Ne-am hotărât să facem ordine în ogradă. Vrem să devenim mai eficienți și să oferim servicii mai bune clienților noștri. Dăm pe afară de entuziasm, ne-am înarmat cu cafea și răbdare, am adunat echipa, am ferecat ușa și…dintr-odată  realizăm: habar n-avem cum arată de fapt activitatea noastră, știm ce facem dar n-avem idee cum, sau cine exact ce face. Panică. De unde să începem?

Evident nu pot să îmbunătățesc ceva ce nici nu cunosc. Așadar primul pas logic ar fi să fac cunoștință cu procesul meu actual. Să-l surprind într-un  document care să ne ofere măcar o imagine de ansamblu. Aici intervine diagrama SIPOC. Un instrument minunat din Six Sigma. Simplu de utilizat și foarte eficient.

SIPOC (întâlnit și sub denumirea COPIS) este un acronim(în engleză) pentru pașii necesari realizării diagramei: S – suppliers (furnizori), I – input (ceea ce intră/materia primă), P – process (proces), O – output (ceea ce iese/produsul final), C – customers (clientii). Odată realizat, acest document ne arată clar cine, cu ce, cum, ce si pentru cine realizează o acțiune(proces). O privire de ansamblu asupra activității noastre.

Iată un exemplu pentru un proces banal – făcutul ceaiului:

Dar, să vedem, în 6 pași logici, cum realizăm o diagramă SIPOC:

1. în mod intuitiv, este indicat să începem cu mijlocul, adică cu P – procesul; împreună cu echipa realizăm o harta de proces cu cei 5 – 7 pași importanți ai procesului.

2. identificați output-ul procesului

3. identificați beneficiarii(clienții) acestui output

4. identificați input-ul necesar ca procesul să poată funcționa

5. identificați, în cele din urmă, furnizorii pentru acest input

6. verificați cu toate părțile implicate în proces exactitatea diagramei și rectificați dacă este nevoie

Urmând aceste indicații simple și realizând o diagrama SIPOC cât mai exactă veți face primul și poate unul dintre cei mai impotanți pași către înțelegerea și perfecționarea proceselor voastre operaționale.