Managementul schimbarii – 7 pași eficienți în procesul schimbării
Ce este managementul schimbarii? Cu toții știm ce este schimbarea și cât de dificil poate fi să îi facem față uneori dar oare ce este managementul schimbarii și cum se aplică acesta în cadrul organizațiilor?
Managementul schimbarii este o abordare structurată pentru a ne asigura că schimbările sunt implementate în mod temeinic și fără probleme și că se obțin avantajele de durată ale schimbării. Managementul schimbarii este un proces de găsire a problemei, identificarea soluțiilor potrivite și de rezolvare a problemelor, trecerea de la starea actuală la starea dorită.
Accentul se pune pe impactul mai larg al schimbării, în special asupra oamenilor și asupra modului în care aceștia, ca indivizi și echipe, trec de la situația actuală la cea nouă. Schimbarea în cauză ar putea varia de la o simplă schimbare de proces, la schimbări majore în politica companiei sau de strategie necesare în cazul în care organizația vrea să atingă noi limite.
În aparență avem tendința să credem că organizațiile sunt cele care se schimbă dar în realitate schimbarea este întotdeauna realizată de oameni, din acest motiv pentru a obține schimbări eficiente focusul se pune în primul rând pe oameni.
William Bridges – care și-a dedicat cariera cercetării modului în care schimbarea ne afectează – spune că “Nu schimbările sunt problema, ci tranziția.” Schimbarea este un laptop nou. Tranziția este încercarea de a-l folosi.
Schimbarea înseamnă să faci lucrurile în mod diferit, să vezi lucrurile într-un mod nou, să te adaptezi la surprize și la idei cu rezultate neașteptate.
Schimbarea este dificilă chiar și atunci când este vorba despre o singură persoană, dar ce faci când este vorba despre o întreagă organizație? Și ce este o organizație dacă nu un mecanism viu care se adaptează mereu schimbărilor? Cum conduci întreaga organizație prin schimbare?
Vă propun un set de reguli universal valabile care pot fi aplicate în orice organizație indiferent de dimensiunea, specificul și personalitatea acesteia. Bineînțeles orice regulă trebuie adaptată nevoilor organizației și personalizată după ea.
1.Setarea obiectivului.
Primul pas în managementul schimbarii este stabilirea obiectivului, fie că acesta pleacă din identificarea unei nevoi, a unei probleme sau a unei oportunități. Atunci când stabilești exact rezultatul pe care vrei să-l obții și modul în care acesta va impacta organizația va fi mult mai ușor să determini echipa să adere la schimbare. Stabilirea obiectivului schimbării te va ajuta să stabilești indicatorii de performanță și modul în care măsori îndeplinirea obiectivului – ceea ce te va ajuta să stabilești gradul de îndeplinire al obiectivului.
Această implică, de asemenea, identificarea resurselor și a persoanelor care vor facilita procesul și vor susține efortul echipei. Atunci când stabilești o bază solidă în cadrul procesului de schimbare vei avea mai multă claritate și ușurință pentru o implementare cu succes.
2. Începeți din vârful organizației.
Schimbarea este un proces dificil pentru toată lumea dar dacă cineva trebuie să creadă din toată inima în ea aceea este persoana din vârful organizației, ea este prima care trebuie să îmbrățișeze schimbarea și să creadă în eficiența ei. Deoarece schimbarea este în mod inerent dificilă pentru oamenii de la toate nivelurile unei organizații, atunci când ești în plin proces, toți ochii se vor îndrepta spre CEO și echipa de conducere pentru ajutor, sprijin și direcție. Liderii înșiși trebuie să adopte mai întâi noile schimbări pentru a motiva restul echipei prin exemplul personal.
Implică apoi pe toată lumea care este impactată și implicată sau care are un rol activ în cadrul procesului de schimbare.
3. Planificarea modului de implementare al obiectivului.
În această etapă în funcție de mărimea și impactul a ceea ce se schimbă, este posibil să aveți nevoie de un plan oficial de management al proiectului pentru a vă asigura că modificările sunt bine implementate și că acestea vor fi funcționale. Stabilirea resurselor și a timpului alocat pentru implementare se face tot în această etapă.
4. Comunicați mesajul și asigurați-vă că acesta a fost înțeles.
De multe ori managerii fac greșeala de a crede că ceilalți membri ai echipei înțeleg problemele, simt nevoia de a schimba și de a vedea noua direcție la fel de clar ca și ei. Cele mai bune programe de schimbare consolidează planul de bază prin sfaturi regulate, în timp util, care ajută oamenii să înțeleagă și să implementeze noua situație. Comunicările curg de sus în jos și sunt destinate să ofere angajaților informațiile corecte la momentul potrivit și să solicite informații și feedback. Cel puțin în primele etape accentul cade pe partea de comunicare și oferirea suportului permanent.
5. Monitorizare și evaluare.
În cadrul procesului de schimbare este important să te asiguri că se întâmplă acțiunile conform planului sau măcar că ești informat atunci când lucrurile nu decurg conform planului. În această etapă asigură-te că este respectat bugetul, termenul de timp alocat, și indicatorii de calitate pe care i-ai stabilit. Deasemenea schimbarea aduce cu ea multă rezistență din partea oamenilor, asigură-te că aceștia au parte de suport constant în depășirea acestei etape.
6. Pregătește-te pentru necunoscut.
Nici un program de schimbare nu se supune exact planului tău indiferent cât de bine este făcut acesta și poate această imprevizibilitate este tocmai farmecul schimbărilor.
Oamenii reacționează în moduri neașteptate, apar situații la care nu te așteptai iar un lucru este sigur – mediul extern nu poate fi controlat . Gestionarea eficientă a schimbărilor necesită o reevaluare continuă a situației și al impactului și transformarea planului în timpul jocului.
De exemplu ce faci când în piața în care activezi apare o criză financiară? Sau ce faci când unul dintre oamenii cheie din cadrul proiectului te anunță că se retrage din echipă? Reevaluarea și recalibrarea continuă te vor ajuta să-ți îndeplinești obiectivul.
6. Rămâi în poziția de observator.
Gestionarea procesului de schimbare este de multe ori ca mersul pe sârmă, ai nevoie de un echilibru perfect ca să ajungi la destinație. Ai nevoie de calm și de a rămâne constant în poziția de observator (ce înseamnă să rămâi în poziția de observator? Înseamnă să nu intri în emoții, să nu te enervezi, să nu reacționezi impulsiv sau pe moment, să nu intri în discuții inutile atunci când în cadrul echipei există tensiune și presiune și să ai mereu încredere că lucrurile vor ieși bine).
Atunci când treci printr-un proces de schimbare ai impresia că nu se mai termină și că lucrurile nu mai revin la normal și tocmai starea de calm și o atitudine pozitivă te vor ajuta să depășești această etapă. Schimbarea are două direcții și anume schimbarea către o situație mai bună (de exemplu – promovarea pe o poziție mai înaltă în organigramă, dar care presupune mai multă presiune și mai multe responsabilități) sau schimbarea către o situație mai dificilă (de exemplu – ești anunțat că datorită rezultatelor financiare ale companiei vei fi nevoit să disponibilizezi o parte din echipă și să atingi aceleași rezultate cu oamenii rămăși).
În ambele situații schimbarea va fi un proces dificil dar cred că sunteți de acord cu mine că schimbarea spre o situație mai bună este mai ușor de gestionat și că în ambele situații atitudinea mentală este cea care te va ajuta să atingi rezultatul dorit.
7. Sărbătorește și recompensează succesul.
Echipa de lucru se va simți apreciată, mândră de efortul depus, va simți că munca lor a contat și va fi mult mai motivată să facă față schimbărilor viitoare într-un mod proactiv și plin de entuziasm.
Vă doresc schimbări ușoare și inițiate de voi!
Articol scris de Irina Lupașcu – trainer Extreme Training
