Organizarea resurselor umane în lupta cu COVID-19

Primăvara anului 2020

Acum câteva luni nimeni nu ar fi bănuit că ceea ce facem acum cu atâta nonșalanță, siguranță, libertate , de acasă, ar fi fost posibil. Unii dintre noi lucrau o zi pe săptămână de acasă, însa cadrul legal era nesigur și riscurile erau destul de mari.

Iar pentru cei care deja aveau Contracte de munca la domiciliu sau de Telemunca, lucrurile au decurs foarte simplu.

As vrea ca acest articol să vă ofere un pic de suport în a pune bazele unui mod de lucru pe care în  primăvara anului 2021 să-l identificam ca pe o normalitate. Și să spunem, ca responsabili de resursele umane : ,,noi așa facem lucrurile să meargă, este ceva normal.”

Va invit  sa facem o scurta radiografie a momentului și să analizăm schimbările prin care au trecut și trec unii angajați în această perioadă.

Vă veți întreba  cu siguranță  de ce să facem această analiză? Răspunsul este foarte clar: pentru a vedea ce plusuri și ce minusuri au fost și dacă este posibil să schimbăm radical modul în care unele firme își vor organiza munca în perioada următoare. Sunt niște lecții pe care le-am învățat și trebuie să tragem concluzii.

Revenind la schimbări, să enumerăm câteva, chiar dacă țin de fiecare individ în parte și de viața personală a acestuia. Caci da, COVID 19, ne-a învățat că putem crea o interdependență clară între muncă și viața personală, și rezultatul chiar sa fie mulțumitor.

Organizarea resurselor umane

O să denumim această scurtă enumerare, DICȚIONAR de COVID în organizarea resurselor umane:

Birou – balcon, bucătărie, camera, gradină, poiana de munte ..

Vestimentație – blugi, pijama, training, pantaloni scurți, tricou..

Tehnologie – PC personal sau laptop, tabletă, telefon, cameră de filmat, ce mai avem pe acasă..

Echipa – virtuală

Manageri – oameni în izolare sau la birou, care ne oferă suport în ceea ce facem

Instruire, training – online, pe telefon, pe whatsapp, zoom

Team building – am glumit cu colegii, am trimis poze de acasă cu familia și animăluțele, ne-am ajutat la greu, am făcut sărbătorile virtual, am știut unii de alții, ne-am plâns unii altora..

Metode de comunicare – email, skype, whatsapp,  platforma zoom, Voice over Internet Protocol, audio-conferințe, chat, video-telefonia, cloud sau metode specifice unor companii

Contract individual de munca – un document în vigoare, cu acte adiționale în legataru cu Locul muncii ( cap.D),

Fișa postului – un document care sigur nu mai este 100% de actualitate, prin prisma noilor condiții de lucru și a modului în care ne îndeplinim sarcinile și interacționăm cu oamenii

Program de lucru – oricând, de la orice ora, și cu multe ore..

Munca suplimentara – nu mai există…

,,Colegi’’ – familia, vecinii, animăluțele de casa, pasările din curte

Pauza de prânz, de cafea – diversificată și proaspătă, luată la orice ora

Stres în munca – nu am dosarele de la birou cu sute de pagini scrise, nu am colegul lângă mine sa-l întreb, clientul este și el în izolare și nu răspunde, nu am scanner acasă sau imprimanta, unele firme sau instituții publice nu lucrează  sau…vrea copilul sa se joace, a căzut internetul, a trecut o albina pe lângă mine, nu mai am chef..

Reguli și proceduri – proprii sau adaptate noilor condiții de lucru, de acasă

Sănătate și securitate în munca –  SSM – eu am grija de mine, nu a venit nimeni acasă sa facă o evaluare de risc..

Accident de munca – nu exista în noile condiții acest element

Concediu medical – nu mai exista, sunt acasă, ma îngrijesc…dar pot lucra

Organigrama  – EU EU EU

Și enumerarea noilor termene ar putea continua, dar vă lăsăm să o faceți voi și sa o adaptați la condițiile oferite de firma, organizația voastră.

Pentru a vedea dacă munca de acasă poate fi o varianta fezabila și în perioada următoare, vă propunem o metoda de evaluare a modului în care angajații au perceput acest mod de lucru.

Va fi o evaluare subiectiva, fiecare om trăiește diferit situațiile cu care se confrunta, problemele apărute.

Ne-am gândit la un set de întrebări pe care sa le adresați angajaților și managerilor acestora,  prin:

–        Interviu telefonic, skype, zoom, whatsapp

–        Chestionar trimis pe email

–        Interviu față în față, când va fi posibil

Aceste întrebări pot fi adresate și angajaților care nu au lucrat de acasă, din motive diferite, ca sa vedeți  cum s-ar poziționa în situația în care ar trebui să presteze activități zilnice în alta locație.

Analizele acestor tipuri de răspunsuri, pe posturi, echipe, departamente,  ar putea duce la:

–        crearea unei noi strategii de organizare a muncii,

–        reconfigurarea spatiilor și metodelor de lucru, a canalelor de comunicare, reducând chiriile, costurile cu logistica, cu deplasările

–        scăderea/creșterea controlului asupra calității muncii oamenilor

–        identificarea unor metode eficiente de instruire fără prezenta în sala sau la locul de munca

–        regândirea procedurilor/instrucțiunilor de lucru, atât a celor operaționale, cât și a celor legate de client, furnizori, instituții publice, organe de control etc.

–        modificarea grilei de salarizare, scăderea unor cheltuieli din partea angajaților poate fi benefica pentru angajator, pot scădea salariile brute și pot dispărea anumite sporuri

–        modificarea contractelor de munca, a tipurilor de angajare ( munca de acasă, telemunca) , a fiselor de post, a regulilor de SSM, a regulamentului intern și CCM

–        scăderea costurilor formarii în sala, trecerea la online este o varianta actuala

–        schimbarea profilului angajaților și a echipelor, a motivațiilor acestora, a competentelor solicitate pe post,  deci implicit a candidaților.

–        redefinirea Valorilor companiei, întreaga Cultura organizațională va capăta conotații diferite, de la comportamente , atitudine, la interacțiunea sociala și motivații non-financiare.

Vă dorim succes, întrebările de mai jos pot fi adaptate organizațiilor voastre, stilului vostru de munca, mărimii firmei, domeniului de activitate etc. Acesta poate fi un nou început și o provocare pentru Specialiștii în resurse umane și Managerii de companii.

Va propunem un Chestionar/interviu pentru cei care au lucrat de acasă ( se vor adapta întrebările pentru cei care, în viitor, ar putea lucra de acasa).

Postul……………………..Departamentul………………

1. Câte zile ați lucrat de acasă într – o luna?

2. Câte ore ați lucrat pe zi? Va rugam sa alegeți: 1-3, 3-6, 6-10 mai multe

3. În ce interval orar ați lucrat cel mai bine? 8-16, 16-22, 22-6, Variabil.

Va rugam sa menționați care sunt motivele pentru care ați ales un anumit interval de timp

4. Ce atribuții ați putut realiza de acasă? Ce atribuții nu ați putut realiza și de ce? Ce activități noi au apărut?

5. Cât la suta din activitatea dvoastra normala,  de la birou, pe o luna, ați putut realiza și de acasă?

6. Care au fost minusurile, problemele, riscurile apărute? Enumerați. Cum ați rezolvat situațiile?

7. Cum evaluați productivitatea dvoastra pe o luna de zile?

Intre 20-50%

Intre 50 -80%

Intre 80-100%

Peste 100%

7. Ați colaborat cu alte persoane în munca dvoastra?

Da … Nu………

Daca da, cu:

–          Colegi din firma. Enumerați posturile și departamentele acestora.

–          Manageri/coordonatori

–          Clienți

–          Potențial clienți

–          Furnizori

–          Bănci

–          Instituții publice

–          Parteneri de afaceri

8. Ce logistica/tehnologie ați folosit?

– telefon

– PC, laptop, tabletă etc.

9. Ce sisteme online ați utilizat în activitatea dvoastra?

10. Ce idei noi ați aplicat în munca dvoastra și cum v-au îmbunătățit productivitatea?

11. V – ați deplasat în afara locuinței pentru a îndeplinii unele atribuții din fișa postului? Dacă da, va rugam sa enumerați locațiile ( firma, client, furnizor, instituțiile statului, banca etc)

12. Cât la suta din timp ( pentru o luna) v –ați deplasat? Care au fost cele mai dese locații?

13. Dacă în viitor s-ar menține acest mod de lucru, de acasă, ce soluții propuneți astfel încât deplasările de mai sus sa fie limitate/eliminate?

14. Dacă ar trebui sa continuați munca de acasă, ce îmbunatățiri veți aduce ? Ce veți solicita companiei la nivel de logistica, material ?

15. Cum evaluați suportul oferit de companie în această perioada?

16. Care sunt calitățile dvoastra, abilitățile, trăsăturile de personalitate care au contribuit la succesul activităților de mai sus?

17. Ce motivații financiare/non-financiare au apărut? ( Ex, flexibilitate program de lucru, lipsa stresului, prezenta familiei, independenta în executarea atribuțiilor, stimularea creativității etc)

18. Ce motivații financiare/non financiare nu au mai existat ? ( ex. Interacțiunea sociala, feed-back de la manageri, diversitatea activităților, apartenența la echipa, siguranța acțiunilor etc)

19. Ați participat la cursuri online? Propuse de firma sau identificate de dvoastra? Ce v-a lipsit în comparație cu un training în sala?

20. Cum apreciați acest tip de formare online?

21. Dacă în viitor va trebui sa mai lucrați de acasă , sunteți dispuși sa o faceți?

Da …………….nu……………………

Dacă da, câte zile pe săptămână/luna?

Dacă  nu, motivați răspunsul.

………………………………….

Răspunsurile pe care le veți obține va vor ajuta sa faceți statistici, sa emiteți ipoteze pe care sa le supuneți atenției tuturor. Nu uitați, fiecare experiență este importanta, feed-back-ul oamenilor este o comoara pe care trebuie sa o utilizați cu mare atenție.

Vă rugam sa ne transmiteți și noua rezultatele obținute, dacă este posibil. Aș vrea în viitor să putem pune bazele unui sistem de organizare care să definească Lucrul de acasă.

Articol scris de Manuela Trușcă, trainer Extreme Training.