8 pasi catre procese mai bune in antreprenoriat
Se spune că de regulă, Adunarea Cerintelor de Business (Requirements Gathering) rezultă într-un document gigantic, incoerent, scris într-o romgleză de lemn, despre care cei din vânzări spun că nu se poate citi, cei de la marketing că este insuficient detaliat și de care poate doar business analyst-ul este încântat.
Adevărul este că de cele mai multe ori, curajoșii care se apucă să adune Cerințele arată cam ca Frodo, Sam și Bilbo în drum spre Mount Doom, Cristofor Columb în căutarea Indiilor ajuns în America fără să realizeze că a descoperit un teritoriu nou, sau mult mai neaoșul căutător al acului în carul cu fân. Dar nu trebuie să fie așa. Iată cum, în 8 pași simpli, putem să ne îmbunătățim procesele și procedurile făcându-le mai atractive pentru client în același timp.
Pasul 1: Definiți succesul
Conform zicalei – Dacă nu știi încotro te îndrepți niciun drum nu te va duce acolo – trebuie definit clar obiectivul. Ce înseamnă succes? Obiectivul trebuie însă definit din perspectiva clientului. De ce are nevoie de fapt clientul ca să fie mulțumit? VoC ne este de mare folos în acest sens. Ce trebuie să facă firma pentru a satisface aceste nevoi? Odată transformate elementele relevate de VoC în CTQ acest pas devine mult mai ușor.
Pasul 2: Definiți sfera de acțiune
Identificați forma actuală a procesului (as is-ul procesului), deasemenea din perspectiva clientului și nu a business-ului. De multe ori cele două perspective nu sunt suprapuse prea mult. Procesul observat la fața locului diferă substanțial de opinia management-ului despre el. În acestă etapă, documentați procesul la un nivel relativ superficial. Puteți folosi un tabel SIPOC pentru a vă asigura că nu omiteți nimic. Veți afla astfel de unde până unde se întinde procesul pe care îl doriți îmbunătățit precum și cine este afectat de el și deci cine trebuie implicat.
Pasul 3: Definiți în amănunt procesul actual
Având imaginea de perspectivă a procesului, mergeți mai departe și apucați-vă de documentarea procesului la nivel de sarcini/activități. Cea mai simpla cale de a realiza harta unui proces este de a folosi post-it-uri și un perete gol. Lipiți un post-it pentru fiecare sarcină realizând astfel un șir de sarcini în ordinea în care sunt îndeplinite. Puteți trece pe post-it și persoana sau departamentul care o realizează. De regulă, această hartă ar trebui să fie rezultatul unei întâlniri între reprezentanți ai departamentelor identificate în SIPOC ca afectate.
Pasul 4: Îmbunătățiți procesul/proiectați unul nou
Cu această hartă detaliată a procesului în față, într-o nouă ședință cu cei impactați, decideți care sarcini pot fi eliminate, care pot fi optimizate și care sunt potențialele beneficii și riscuri ale acestor schimbări. Acesta este momentul să eliberați copilul de 4 ani din voi și să-l lăsați să repete obsesiv întrebarea tipică acestei vârste – de ce? De ce facem asta? De ce facem așa? De ce nu putem renunța la activitatea asta?
Nu luați în considerare doar varianta optimisă! Încercați să aveți în vedere și să simulați cel mai negru scenariu posibil – când totul ar merge prost. Căutați să identificați posibile conflicte între legile și regelementările din domeniu, regulile și procedurile interne și noile procese sau părți de proces.
Pasul 5: Legați sarcinile de pașii procedurali
Pentru fiecare activitate, nouă sau veche, creați etape procedurale. Axati-vă pe “cum?” și “de ce?” se realizeaza fiecare pas al procesului, mai degrabă decât pe “ce?“ se face. Pe lângă faptul că vă ajută să vizualizați și să înțelegeți mai bine procesele, această etapă este foarte utilă în realizarea unei proceduri clare ce poate fi folosită pentru training-ul angajaților și orientarea acestora atunci când întâlnesc o situație nouă. Nu mai sunt Columb care pleacă în orb, pe baza unei bănuieli, ci se transformă în călători moderni echipați cu GPS.
Pasul 6: Legați procedura de Cerintele Business-ului
Procedurile amănunțite ajută la crearea unui nivel granular de detaliu care aduce beneficii foarte importante în formularea de cerințe specifice. Putem astfel să conturăm cerințe izvorâte din realitate, din contextul actual și nu din presupuneri. Putem articula clar ”ce” trebuie făcut de către business pentru a furniza exact acel plus de valoare pe care îl caută clienții.
Pasul 7: Legați Cerințele de programe pilot
Utilizați detaliile procedurale și cerințele de business împreună pentru a dezvolta scenarii de test și programe pilot. După testare analizați rezultatele și re-evaluați, dacă este necesar, procesele si cerințele.
Pasul 8: Implementați
Dacă totul a mers conform așteptărilor putem trece la faza de implementare globală astfel ca întreg business-ul nostru să beneficieze de avantajele noilor procese și proceduri.
Nu este deloc dificil să realizezi procese care să împace business-ul și clienții deopotrivă. Este nevoie de o oarecare abilitate analitică, atenție la detalii, și de multă muncă de observație. Nimic complicat!
