11 ponturi pentru a realiza o prezentare de succes în training

Chiar dacă a fi trainer nu e totuna cu a ține prezentări în sensul în care majoritatea ne-am obișnuit cu acest termen, într-un curs, formatorul se întâlnește adesea cu necesitatea de a-și exersa abilitățile de orator. Modalitățile prin care prelegerea poate fi folosită în mod eficient într-un training pentru a genera rezultate reprezintă unul dintre subiectele aprinse ale cursului de formator. Majoritatea cursanților văd prezentarea făcută de trainer ca pe un rău necesar atunci când acesta are de transmis o cantitate mai mare de idei. Dar nu trebuie să fie așa. O prezentare de succes poate avea un impact major asupra comportamentului ulterior al cursanților si poate genera rezultate. Dar cum putem crea o astfel de prezentare de succes?

Iată câteva ponturi care să facă lucrurile mai ușoare pentru voi:

1. Fa-ți un plan!

A eșua să planifici înseamnă să planifici pentru eșec

Este una dintre poruncile din Project Management care se aplică foarte bine și în cazul prezentărilor. Majoritatea cursanților pe care am plăcerea de ai avea în sală au tendința de a se baza foarte mult pe improvizație. Cred că părerea lui Mark Twain despre acest subiect este mai elocventă decât orice aș putea spune eu: Am reușit o improvizație de succes. Mi-a luat trei luni să o pregătesc.

În training, spre deosebire de public speaking, nu e nevoie de luni de zile de pregătire a discursului sau prelegerii. Asta nu înseamnă totuși că lu

crurile trebuie lăsate la voia inspirației de moment. Gândesște-te în primul rând ce vrei să transmiți. Care e ideea centrală a prezentării? Începe de la rezultatul urmărit și planifică invers, către acțiunile concrete. Identifică acele 3-4 idei care conduc către morala prezentării și apoi construiește argumentele care le susțin, colectează datele relevante sau poveștile relevante. Nu e necesar sa îți scrii discursul, dar o structură de acest gen te poate ajuta să nu divaghezi.

2. Păstrează introducerea scurtă!

Vorba lungă, sărăcia omului.

Așa spune o vorba din popor. Nimic mai adevărat. Cursurile de oratorie ne invață că trebuie să începem prin a ne prezenta și a ”spune ce le vom spune”. Aceasta este metoda clasică. Dar dacă ne uitam la oratori celebri vom observa că aceștia foarte rar mai folosesc acest tipar. Păstrează introducerea la 2-3 propoziții scurte și de impact care să stârnească interesul publicului. Dacă vorbim de prelegerea din training, încearcă să atingi și beneficiul pe care îl vor avea cursanții dacă te ascultă până la capăt. Într-un curs, participanții sunt expuși mai multor astfel de prezentări, iar capacitatea lor de atenție este limitată. Dacă simt că subiectul nu le aduce niciun câștig, există un risc foarte mare de a se defocaliza după primele 2-3 minute.

3. Spune o poveste!

Poți începe cu o poveste. Ai grijă să fie scurtă, însă și cât mai relevantă pentru subiect.

O prezentare de succes conține, de regulă, mai multe astfel de povestioare și exemple. Pe cât posibil, folosește exemple și povești personale. Adaugă acea notă personală pe care o caută publicul și îți crește credibilitatea. Ține cont de faptul că o poveste bună este una pe care ai exersat-o în prealabil, una care e presărată cu acțiune, personaje ușor de recunoscut și urmărit, care crește în intensitate pe măsură ce este spusă și ajunge la un punct culminant, al cărui final nu e ușor de prevăzut și care conține și o morală puternică.

4. Folosește factorul inedit sau surpinzător

Studii recente asupra capacității de concentrare a atenției oamenilor arată că în ultimii 8 ani aceasta a scăzut de la 12 minute la 5 minute.

Mai mult decât atât, durata atenției involuntare umane a scăzut la 8 secunde. Sub cea a unui pește de acvariu. Una dintre cele mai bune metode de a capta și menține atenția pe parcursul unei prezentări este aceea de a expune faptele într-un mod inedit sau dintr-o perspectivă neașteptată. Folosește datele statistice și noutățile într-un mod cât mai creativ. Folosește asocieri și comparații surpinzătoare. Unul dintre colegii mei spune că o prezentare este de succes atunci când audiența pleacă acasă cu informații cu care să-și uimeasă prietenii la bere.

5. Mizează pe emoții pentru o prezentare de succes!

”Oamenii vor uita ce le-ai spus, nu-și vor aminti ce ai făcut, dar vor ține mereu minte cum i-ai făcut să se simtă.”

Sfatul Mayei Angelou este poate cheia oricărei prezentări de succes. Oamenii vor să simtă. În secolul mesajelor de 140 de caractere, comunicarea emoțională are de suferit. Folosește această carență în favoarea voastră și apelați la emoțiile publicului. Stârnește râsul, compasiunea, bucuria, curiozitatea, afecțiunea. Nu-ți fie frică nici de paleta cealaltă de emoții – îngrijorare, teamă, repulsie, plâns. Încearcă totuși să închei mereu cu un sentiment pozitiv, optimist.

6. Modulează, modulează, modulează!

Sparge monotonia în mod controlat.

Reține informația de mai sus conform căreia ne putem menține atenția concentrată cel mult 5 minute. Încearcă să aduci un element nou de captare a atenției la 4-5 minute. Ține cont și de componenta genetică a învățării la adulți. Pentru unii e mai ușor să învețe și să înțeleagă atunci când văd – folosește suport media adecvat: imagini relevante asociate cu cuvinte cheie, limitând cantitatea de text, folosește font-uri cât mai ușor de citit (de regulă cele fără serife), obiecte de recuzită dacă se pretează și, desigur, preferatele tuturor, filmulețe sugestive. Nu uita că pentru cele din urmă ar fi indicat să ai subtitrare dacă nu sunt în limba maternă a publicului și că acestea nu ar trebui să depășească 3 minute ca durată.

Pentru alții este ușor să înțeleagă folosindu-se de auz. Încercă să-i mulțumești și pe aceștia folosindu-ți vocea – joacă-te cu volumul, accentul, viteza vorbirii și folosește pauzele dramatice. Evită să vorbești înspre flipchart sau slide-uri și mai ales să citești de pe acestea sau de pe notițe. Participă la cursuri de Public Speaking pentru a deprinde aceste abilități.

O parte din auditoriu este de regulă kinestezică. Înțelege lumea prin intermediul simțului tactil și al mișcării. Ai grijă să nu stai ca un ficus în ghiveci! Mișcă-te în sală, gesticulează în congruență cu mesajul transmis și cere-le implicare, chiar dacă doar sub forma unui ridicat de mână atunci când sunt de acord cu o idee. Privește cât mai mult participanții în ochi.

7. Pune întrebări!

Chiar dacă vorbim de o prelegere sau o prezentare, nu înseamnă că nu este necesar lucrul cu publicul.

Acesta trebuie să se simtă valorizat și implicat. Cere opinia sălii, pune întrebări deschise, dar țintite către obiectivele prezentării, adresează chiar și întrebări retorice. Întrebările captează interesul, stârnesc curiozitatea și forțează publicul să proceseze informația. Un truc folositor este acela în care adresezi o serie de întrebări publicului menite să îi ajute să conștientizeze cât de puține știu despre subiectul în discuție. Un bonus nesperat este acela că răspunsurile pe care le primești te pot ajuta să te calibrezi mai bine la public și nevoile lui.

8. Folosește eficient limbajul verbal!

Încearcă să folosești propoziții scurte, ușor de urmărit, care transmit o idee clară.

Evită exprimările bombastice, limbajul de lemn, jargonul și orice fel de limbaj tehnic. Amintește-ți că scopul prezentării este de a transmite o informație care să schimbe comportamentul audienței, nu de a arăta la ce literă din DEX ai ajuns cu lectura. Pentru ca acest lucru să se întâmple, aceștia trebuie să înțeleagă cât mai clar ce spui. Ultimul lucru pe care ți-l dorești este să fii întrerupt la fiecare 2 minute pentru a explica termeni. Mai rău decât atât ar putea fi să nu fii întrerupt și cursanții să plece și mai nelămuriți. Din experiență, pot să spun că acesta e un scenariu mult mai plauzibil.

9. Distrează-te!

Tu ești dirijorul, iar în fața ta se afla orchestra. Dă tonul!

Oricât de bine ai stăpâni toate formele limbajului, oricât de interesante ar fi informațiile și oricâte trucuri de captare a atenției ai folosi, o prezentare de succes va depinde întotdeauna de capacitatea ta de a fi natural, de a te simți bine în fața publicului și de a lăsa acest lucru să se vadă. Bucuria de a te afla în fața lor, de a le vorbi, emoția față de subiect și sclipirea din ochi sunt contagioase.

10. Încalcă regulile!

Ieși din tiparele obișnuite când ai ocazia.

Toate regulile de mai sus sunt utile. Însă spontaneitatea și flexibilitatea unui vorbitor sunt cu siguranță cel puțin la fel de importante în realizarea unei prezentări de succes. Un sfat însă – nu o face doar de dragul de a șoca sau de a fi diferit. Steve Jobs spunea: ”E ușor să fii diferit, e dificil să fii mai bun.” Dacă prin încălcarea unei reguli crezi că poți obține rezultate mai bune decât aplicând-o, atunci nu te stresa – treci la acțiune! Fie că e vorba de o mână ținută în buzunar, de o vestimentație inedită, de un film mai lung de 3 minute, de un limbaj mai colorat sau de un text scris cu o culoare mai deschisă pe un fond închis, asumă-ți riscuri dacă au sens în context.

11. Cheamă la acțiune!

Cum cuantificăm succesul unei prezentări?

Indiferent că vorbim de oratorie sau de prelegerea dintr-un curs, succesul real nu este dat de aplauzele de la final. Rezultatele obținute de participanți, atitudinea schimbată față de subiect și capacitatea de a aplica cele auzite fac diferența între o prezentare spectaculoasă, dar ineficientă și una de succes. Oamenii au nevoie de prioritizare, ierarhizare și, cei mai mulți, au nevoie de un îndemn, de o direcție explicită.

Finalul este extrem de important pentru orice prezentare, așa cum știm încă de la Cicero. Pe lângă a le ”spune ce le-am spus”, pentru a duce lucuruile la nivelul superior și a avea un impact sporit, orice prezentare ar trebui să se încheie cu o chemare la acțiune. Spune-le ce să facă mai departe. Cu subiect și predicat. Nu deschide doar ușa pentru participanți, dă-le și un prim brânci prin ea!

Articol scris de Ștefan Radu – trainer Extreme Training