Referinte despre candidat – Rolul referintelor in HR + Model fisa solicitare referinte

În această toamnă vom relua prezentările pe tema procesului de Recrutare și Selecție. Am constatat că aici apar situații diverse cu care managerii de resurse umane se confruntă în prezent:

[step_graphics style=”4″ color=”#7e0d6b”][step style=”4″ text=”1″ headline=””]număr redus de aplicații, ceea ce face ca procesul de selecție să nu-și atingă obiectivele stabilite;[/step][step style=”4″ text=”2″ headline=””]candidații compatibili cu postul din firma dumneavoastră sunt implicați în procese similare la mai multe companii, ceea ce face discutabilă și imprevizibilă alegerea acestora;[/step][step style=”4″ text=”3″ headline=””]angajații renunță în perioada de probă la postul din compania dumneavoastră, fără să specifice motivele reale;[/step][step style=”4″ text=”4″ headline=””]angajatorii renunță la noii angajați în perioada de probă în urma evaluării perfomanțelor acestora în perioada respectivă (număr de zile diferit la perioada CIM pe durată determinată sau nedeterminată).[/step][/step_graphics]

În legătură cu ultimul punct de mai sus, ne punem adeseori întrebarea dacă solicitarea de referințe din partea foștilor angajatori sau a instituțiilor în care s-au format (pentru tinerii absolvenți), nu ar trebui să fie o activitate realizată pentru toate procesele de selecție din companie. Pe lângă teste, interviuri, jocuri de rol, simulări etc.

După cum știm, Codul muncii reglementează modul în care solicităm aceste referințe:

Art. 29. – (4) Angajatorul poate cere informații în legătură cu persoana care solicită angajarea de la foștii săi angajatori, dar numai cu privire la activitățile îndeplinite, la durata angajării și numai cu înștiințarea prealabilă a celui în cauză.

În procesul de selecție sunt utile informațiile de la ultimul angajator. Dar acestea pot fi solicitate doar după momentul în care angajatul a încetat activitatea și a acceptat oferta noastră. Se întâmplă aceste lucruri deoarece angajatorii nu trebuie să ”afle” că un angajat vrea să-și schimbe locul de muncă deoarece ar periclita relația acestuia cu ei. Dacă i-am făcut și Informarea, conform art. 17 din Codul muncii, indiferent de tipul referințelor pe care le vom primi, este dificil să nu continuăm procesul angajării. Ne referim aici la informațiile care nu-l recomandă pe acel candidat în vederea unei angajări sau la lipsa acestora. Justificările pot fi : ”nu vor să-mi dea”, ”sunt supărați că am plecat de la ei” etc.

În această situație, contractul de muncă va fi semnat cu unele riscuri asumate din partea noastră. Sursa acestor riscuri este tocmai natura informațiilor primite prin referințe și imposibilitatea de a înceta procesul de selecție deoarece informarea a fost făcută și, odată încălcată, ne poziționează într-o situație extrem de dificilă, atât din punct de vedere moral, cât și legal.

Art. 17. – (1) Anterior încheierii sau modificării contractului individual de muncă, angajatorul are obligația de a informa persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul, cu privire la clauzele esențiale pe care intenționează să le înscrie în contract sau să le modifice.
(2) Obligația de informare a persoanei selectate în vederea angajării sau a salariatului se consideră îndeplinită de către angajator la momentul semnării contractului individual de muncă sau a actului adițional, după caz.

De aceea momentul solicitării referințelor ar trebui să fie stabilit anterior informării salariatului și să facă parte din procesul de selecție pentru postul respectiv. Dacă nu este posibil, vom solicita referințe de la penultimul angajator, ceea ce face ca obiectivitatea acestora să fie clar perturbată de trecerea timpului și de schimbările organizatorice din compania respectivă.

Riscurile solicitării de referinte:

Din păcate, mulți manageri de resurse umane au renunțat la includerea referințelor în procesul de selecție din cauza unor ”mituri” care s-au dovedit a fi reale, în unele dintre situații fiind chiar ei implicați. Fără a generaliza, iată câteva dintre aceste mituri:

• candidații furnizează pe lista de referințe sau în CV persoane cunoscute cu care au fost în relații amiabile și care nu au o părere obiectivă asupra activității acestora, fiind prieteni cu aceștia;
• chiar dacă cei care sunt contactați sunt onești în relatarea lor, este strict o părere subiectivă, personală asupra activității profesionale a unui fost coleg/subaltern;
• într-o companie este posibil ca întreg procesul de evaluare să fie unul subiectiv, cu erori des întâlnite din partea evaluatorilor sau a sistemului, mai precis a criteriilor de evaluare; și atunci cum pot fi referințele obiective și de interes pentru un potențial nou angajator?;
• colegii, managerii care oferă informații despre un fost angajat transmit telefonic părerea lor despre acesta, uneori plecând de la ideea ”să-i facem un bine” celui care a plecat de la noi;
• dacă angajatul a plecat prin demisie dintr-o companie, percepția generală poate fi una negativă: ”am investit în el”, ”l-am ajutat când a avut nevoie”, ”ne-a lăsat cu proiectele nefinalizate” etc.;
• angajatul prezintă recomandări scrise de către un manager sau managerul de resurse umane de la alți angajatori, dar oare acestea sunt documente standard în firmele respective sau fac în mod precis referire la angajatul din fața noastră? Nu avem cum să știm.

Soluții pentru Managerul de Resurse Umane:

Pentru a evita unele situații dintre cele de mai sus, vă recomand câteva acțiuni care să ducă la ”dărâmarea” miturilor existente. Toate acestea cu respectarea articolelor din Codul Muncii:

1. Managerul de resurse umane să contacteze personal managerul direct și să pună întrebări precise referitoare la unele aspecte care nu au fost lămurite pe zona profesională a candidatului;
2. Managerul de Resurse Umane să realizeze un formular standard de solicitare referințe pentru fiecare post și să-l trimită pe e-mail celor care pot oferi informații despre un fost angajat; îl vor solicita semnat și scanat sau trimis în original prin curier; este posibil ca asumarea naturii informațiilor din acel formular să fie mult mai ridicată și vor viza strict postul la care facem referire în solicitare;
3. Managerul de Resurse Umane să identifice în firma respectivă o persoană pe care a cunoscut-o, eventual; dacă aceasta este de acord să ofere informații despre candidat deoarece au colaborat în firma respectivă, angajatul va fi informat și toată acțiunea este și legală, și cu un grad ridicat de obiectivitate.

În experiența mea ca manager resurse umane și trainer, am primit și analizat diverse modele tip de solicitare de referințe, dar cel la care voi face referire mai jos mi s-a părut foarte bine realizat. Chiar îi felicit pe cei care au folosit și folosesc genul acesta de document pe care vi-l prezint și vouă. El poate fi adaptat la natura posturilor din firmele voastre, la profilul angajatului pe care vreți să-l atrageți în echipa voastră.

Și, de ce nu, ne poate poziționa de partea cealaltă a baricadei și să ne facă să gândim obiectiv la relația cu un OM, cu un fost coleg, care din motive independente de noi (oare?) a ales să muncească în altă parte. Acel ”oare” se adresează managerilor de resurse umane care știu, ca și mine, că mereu poate fi și mai bine într-o organizație, din toate punctele de vedere.

[file_download style=”1″][download title=”Model%20solicitare%20REFERINTE%20candidat” icon=”style1-Txt-64×64.png” file=”https://www.traininguri.ro/wp-content/uploads/2016/08/Referinte_angajat.docx” package=”” level=”” new_window=”Y”][/download][/file_download]

Vă doresc succes și multă obiectivitate când veți oferi referințe și multă atenție când le veți solicita! Este viața unui om în joc, este activitatea unei echipe în joc și, de ce nu, soarta unei firme, indiferent de mărimea ei.

Articol scris de Manuela Trușcă – trainer HR Extreme Training

[divider style=”11″]

Cursuri de Resurse Umane care te-ar putea interesa:

[feature_box style=”4″ only_advanced=”There%20are%20no%20title%20options%20for%20the%20choosen%20style” alignment=”center”]