Ce presupune un răspuns corect la o solicitare de clarificare în achiziții publice

Indiferent cât de multă experiență am fi dobândit, indiferent la cât de multe sesiuni de cursuri am fi participat, ofertăm atunci când participăm într-o procedură de achiziție publică, cu date impuse.

Datele impuse nu sunt întotdeauna potrivite profilului nostru de ofertant și atunci suntem obligați să devenim creativi, poate chiar să improvizăm.

Nimic greșit sau condamnabil în operațiunea de creativitate, de inventivitate, numai că achizițiile publice, procesul lor, derularea lor este caracterizată prin rigurozitate, exactitate și e întotdeauna “pe scriselea”.

Astfel, documentele depuse în cadrul unei oferte riscă în unele cazuri să nu fie ceea ce trebuie sau tot ceea ce trebuie, astfel încât să avem convingerea unei oferte… impecabile. În egală măsură, la absența unei oferte “curate” poate contribui factorul uman, oboseala firească, rutina care pot genera greșeli sau omisiuni în documente, care, în mod normal, n-ar presupune nici creativitate și pentru care n-ar fi necesară nici improvizația. Și cu toate acestea se poate greși.

De aici afirmația că nu există ofertă perfectă.

Și totuși, chiar dacă oferta nu e tocmai ceea ce ar trebui, am ofertat și vrem să rămânem în competiție. Ce se poate face pentru acest deziderat?

Suntem autoritate contractantă, comisie de evaluare oferte, și avem de analizat o ofertă pe care o constatăm a fi perfectibilă, atunci:

Clarificăm cu emitentul, în limitele legii, ceea ce poate fi clarificat;
Analizăm răspunsul primit;
Emitem o decizie.

Pare simplu, însă de modul în care este formulată o solicitare de clarificare depinde în mod covârșitor răspunsul ce urmează a fi formulat, maniera în care sunt formulate întrebările putând schimba în mod radical soarta unei oferte.

Suntem ofertant și nu am depus o oferta impecabilă, atunci:

Riscăm să fim declarați inacceptabili sau neconformi;
Până deunăzi puteam contesta. Astăzi contestația costă. Și costă până la 100.000 de euro în cazul achizițiilor ce au ca obiect lucrări și până la 25.000 de euro în cazul achizițiilor ce au ca obiect servicii sau furnizări.

[button_2 color=”red” align=”center” href=”https://www.traininguri.ro/curs-expert-achizitii-publice/”]Curs Expert Achiziții Publice[/button_2]

Ce variante rămân? Nu multe, una singură, viabilă, accesibilă financiar:

Răspunsuri corecte la orice solicitare de clarificare adresată

Ce înseamnă un răspuns corect la o solicitare de clarificare?

Dacă întrebarea vizează conținutul documentelor de calificare, atunci răspunsul corect constă în prezentarea de documente suport care să confirme îndeplinirea cerințelor minime de calificare așa cum au fost acestea enunțate inițial în oferta analizată.
Dacă întrebarea vizează conținutul propunerii tehnice, atunci răspunsul trebuie să plece, de asemenea, de la ceea ce există în propunerea inițială și să dezvolte, să confere acuratețe.
Dacă întrebarea vizează conținutul propunerii financiare, atunci greșelile trebuie asumate și corectate, în limitele permise de lege.

Răspunsul corect la o solicitare de clarificare poate schimba soarta unei oferte. Poate transforma o ofertă greșită, cu lipsuri, cu un conținut neclar ori contradictoriu, într-o ofertă admisibilă, în timp ce un răspuns evaziv, inconsistent, completator, poate atrage după sine neconformitatea și, implicit, pierderea competiției.

Prin urmare devine imperios necesară acuratețea, tehnica, maniera în care se răspunde la o solicitare de clarificare.

Tehnica de răspuns poate inlocui lejer necesitatea formulării ulterioare de contestații.

În egală măsură, pentru autoritățile contractante, tehnica de formulare a unor întrebări de clarificare poate determina evitarea formulării de contestații cu consecința posibilității de a încheia în orizontul de timp așteptat contractul de achiziție.

Succes!

Scris de Diana Spinciu – trainer Extreme Training