Succesul organizatiilor centrate pe proiecte

Succesul organizatiilor – în raportul publicat de  „Pulse of the Profession” referitor la anul 2017, au fost date publicității rezultatele unui sondaj adresat practicienilor în domeniul managementului de proiect. Raportul prezintă principalele tendințe și oferă studii de piață originale bazate pe chestionare și informații primite de la un grup țintă format din  manageri de proiect, de program și de portofoliu, împreună cu o analiză a datelor furnizate de terți.

Grupul țintă al respondenților este format  din 3.234 de profesioniști în managementul proiectelor, 200 de directori seniori și 510 directori dintr-o diversitate de industrii. Au fost chestionați și  10 lideri ai unor corporații și 7 directori executivi.  Zonele din care provin subiecții intervievați sunt: America; Asia Pacific; Europa, Orientul Mijlociu,  Africa și regiunile din America Latină și Caraibe.

Ultimile cercetări și rapoarte arată o schimbare benefică a modului în care organizațiile își gestionează proiectele, în ultimii ani, iar succesul organizatiilor este destul de mare.

La nivel mondial se constată o reducere cu 20% a pierderilor din cadrul proiectelor, față de anul 2016. Doar 27% dintre organizații raportează eșecuri ale managementului proiectelor, ceea ce reprezintă o veste bună deoarece se dovedește faptul că atunci când organizațiile se angajează în proiecte, acestea fac acest lucru având o misiune clară: de a adăuga valoare, de a aplica strategii avansate, de a-și mări avantajul competitiv. Așadar, cu cât vor implementa un management al proiectului mai matur, mai stabil, mai performant, cu atât mai sigur  își vor atinge obiectivele, iar succesul organizatiilor este mai mare. Măsura incluzivă a succesului proiectului oferă o perspectivă asupra activității  organizațiilor de elită – cele pe care le numim „campioni” – modele de bune practici pe baza cărora alții pot continua pe această cale să progreseze.

În același timp, definiția succesului evoluează. Măsurile tradiționale de tip: obiective, timp și costuri nu mai sunt suficiente în mediul competitiv de astăzi. Abilitatea proiectelor de a oferi plus-valoare  în termeni de beneficii, este la fel importantă. Vom putea analiza nivelurile de maturitate a realizării beneficiilor alături de  măsurile tradiționale. Lărgind astfel spectrul criteriilor, au fost identificate două noi niveluri de performanță în rândul organizațiilor:

CAMPIONII – Organizații cu cel puțin 80% proiecte finalizate la timp și în bugetul alocat, care au îndeplinit obiectivele inițiale a Business Case (ideii de proiect) și demonstrează un grad înalt de maturitate în realizarea beneficiilor stabilite inițial, în cadrul proiectelor.

NEPERFORMANȚII – Organizații cu mai puțin de 60% rată de succes în realizarea proiectelor finalizate la timp și încadrate în buget, în îndeplinirea obiectivelor inițiale a Business Case (ideii de proiect)  și care au un nivel redus de maturitate în realizarea beneficiilor stabilite inițial, în cadrul proiectelor.

Sondajele raportează următorii indicatori:

Așa cum era de așteptat, campionii au rate de succes ale proiectelor mai mari (92% comparativ cu 33%, a celor mai puțin performanți) și se bucură de mai mult succes. În termeni de rezultate ale afaceri, „campionii”  pierd mult mai puțini bani din cauza performanțelor slabe ale proiectelor.

Succesul organizatiilor centrate pe proiecte

Aceste constatări sugerează că succesul organizatiilor devine din ce în ce mai mare în ceea ce privește practicile lor de management de proiect și investesc în următorii factori care fac diferența și aduc mai multă performanță și  succes proiectelor lor:

1.Managementul Talentelor

„Campionii”  acordă atenție deosebită dezvoltării abilităților tehnice, de leadership și de management ale echipelor de profesioniști din cadrul proiectelor. Încurajarea talentului reprezintă cheia implementării unor inițiative care conduc la succesul organizatiilor, care oferă organizațiilor un avantaj competitiv, pentru a naviga prin schimbarea de care au nevoie pentru a se dezvolta. Treizeci și doi la sută dintre respondenții sondajului consideră că abilitățile tehnice și de conducere sunt o prioritate majoră și tendința este de creștere.

„Campionii”  acordă prioritate dezvoltării abilităților tehnice (76% față de 19% dintre neperformanți),

abilități de conducere (76% față de 16% dintre cei care au performanțe scăzute) și management strategic și competențe antreprenoriale (65% față de 14% dintre cei care au performanțe reduse).

2.Beneficii

Există o atenție sporită în gestionarea procesului colectiv de identificare a beneficiilor de la bun început, în cadrul unui proiect și asigurarea, prin acțiuni specifice, că beneficiile sunt realizate și susținute și după ce proiectul se încheie. Una din trei organizații (31%) raportează un nivel ridicat maturitate în stabilirea beneficiilor încă din etapa de inițiere a proiectului.

Gestionarea realizării beneficiilor (BRM) este o modalitate importantă de a alinia proiectele, programele și portofoliile la principalele strategii ale organizației.

Dar disciplina a intimidat pe mulți deoarece nu există un singur procedeu BRM validat pe scară largă până în acest moment. Totuși, din ce în ce mai multe organizații iau măsuri pentru a stabili proceduri pentru identificarea beneficiilor și monitorizarea progreselor în direcția realizării acestora, pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului și dincolo de etapa sa de încheiere.

3.Viziune strategică

Organizațiile pot reduce pragul dintre viziunea strategică la nivel înalt și punerea în aplicare a unui proiect (PMO), toate acestea conducând la succesul orgabizatiilor. Organizațiile din sondaj, care își aliniază  strategia la nivel global în concordanță cu proiectele pe care le demarează, raportează o rată de succes cu 38% mai mare, în îndeplinirea obiectivelor inițiale.

Acest rol include în principal următoarele direcții: responsabilitatea pentru alinierea portofoliului de proiecte la strategia organizației, monitorizarea progresului,  optimizarea managementului riscurilor, consolidarea leadershipului și gestionarea talentelor.

„Campionii”   recunosc importanța strategică a PMO – 81% au un PMO, comparativ cu 59 % din cei mai puțin performanți. În plus, 56% din „Campioni”   au obiective aliniate la strategia organizației, comparativ cu doar 12%, în cazul celor mai puțin performanți.

4.Implicarea activă a managementului companiei (sponsori executivi)

Top manageri, directori, sponsorii executivi, respectiv factorii de decizie angajați activ în cadrul proiectelor reprezintă factori determinanți în îndeplinirea obiectivelor propuse, în  sustenabilitatea și evidențierea beneficiilor realizate prin proiecte. Acest fapt nu a fost omis de respondenții sondajului, care au dezvăluit o creștere a procentului de proiecte ale unor organizații cu membrii ai conducerii, numiți si sponsori executivi, angajați în mod activ față de anul 2016 – o medie de 62% comparativ cu 59%.

Cei mai buni sponsori executivi au cunoștințe detaliate despre proiect și modul în care acesta se conectează la strategia de afaceri a organizației. Ei își folosesc poziția și autoritatea pentru a negocia blocajele, pentru a lua decizii rapide și eficiente și a influența conducerea executivă. În mai mult de trei sferturi dintre proiectele organizațiilor de tip campioni, sponsorii s-au implicat în mod activ (77%, față de 44% la cei  neperformanți). Relația dintre sponsorii executivi și managerii de proiect ar trebui să se bazeze pe transparență și încredere și trebuie recunoscut faptul că există un grad ridicat de interdependență între roluri.

Organizațiile de tip „Campioni”  cultivă un mediu al proiectului care asigură colaborarea între echipe și departamente. Acest tip de cultură promovează rolul  sponsorului executiv ca fiind o importantă resursă și recunoaște valoarea pe care acesta o adaugă. Firma importante, precum Caterpillar (SUA) și Telstra (Australia) se concentrează angajarea excepțională a sponsorului în cadrul proiectelor inițiate la nivel organizațional.

5.Agile

Din ce în ce mai multe organizații  decid să implementeze tehnica Agile în  gestionarea proiectelor pentru succesul organizatiilor. Un total de 71% din organizații raportează că folosesc abordări Agile în cadrul proiectelor lor uneori, deseori sau întotdeauna.

Flexibilitate, dinamism, viteză, eficienţă, centrarea pe persoane. Probabil acestea sunt cuvintele care descriu cel mai bine abordarea Agile. Metodologia Agile este o abordare care facilitează cooperarea membrilor ce participă la un proiect, şi se concentrează pe livrarea rapidă şi de bună calitate a programelor, într-un mod în care aşteptările clientului sunt îndeplinite complet în acelaşi timp.

Compania Michelin dezvoltă o abordare de tip Agile în cadrul multor dintre proiectele sale.  Managerii de proiect ai organizației, alături de conducerea firmei decid împreună cea mai bună abordare pentru fiecare proiect.

„Credem că metoda Agile ar putea fi folosită în și mai multe moduri”, spune domnul Husser, director al companiei. „De fapt, lumea se schimbă foarte repede în jurul nostru, astfel încât nu ne mai putem permite să avem proiecte cu o durată de doi până la cinci ani, deoarece, în acest timp, cerințele inițiale se schimbă.”

Majoritatea directorilor chestionați au indicat, de asemenea, că relațiile cu clienții (77%) și eficiența operațională (75%) sunt principalele  priorități pentru alocarea resurselor în următorii trei până la cinci ani.

Aceștia au subliniat faptul ca organizațiile din care fac parte sunt concentrate asupra modului în care pot dezvolta oamenii, procesul și cultura în vederea obținerii inovației.

Articol scris de Carmen Prodan, trainerul cursului Manager Proiect și Time Management.