Time management – Cat timp petreci la birou?
Studiile arată ca petrecem aproximativ 10400 de zile la birou pe parcursul vieții, la care se adaugă 1400 de ore lucrate peste program. Schimbăm în medie 8 lucruri de muncă și simțim dorința de a ne ucide șeful de cel puțin 480 de ori.
Întrebarea care se pune după ce vedem aceste rezultate este următoarea: cât din timpul pe care îl petrecem la locul de muncă este folosit în mod eficient? De multe ori, la finalul zilei de lucru, te surprinzi în ipostaza de a te întreba ce anume ai realizat în ziua respectivă și nu reușești să găsești un răspuns? Răspunsul e clar: nu reușești să utilizezi eficient timpul petrecut la birou.
Pentru a-ți eficientiza activitatea și a-ți optimiza rezultatele trebuie să înțelegi cauzele care te blochează. Acestea pot fi interne (legate de propria persoană) sau externe (conectate la alți factori).
Iată cîteva dintre cele mai frecvente cause ale lipsei de eficiență la locul de muncă:
► Cauze interne
- AMÂNAREA
Dacă ești o persoană căreia îi e teamă de eșec, ai foarte mari șanse să amâni constant orice sarcină sau proiect cărora nu le acorzi de la bun început șanse ridicate de succes. Trebuie să înțelegi însă că amânarea nu va crește șansele de reușită. Ba mai mult, cu cât amâni mai mult rezolvarea unei sarcini, cu atât scazi șansele de a finalize proiectul respective cu succes, deoarece vei avea din ce în ce mai puțin timp până la termenul limită.
Pentru a evita să ajungi în această situație, încearcă să nu îndeplinești sarcinile mici, nesemnificative înaintea celor complexe și nu abandona lucrul la un proiect de fiecare dată când primești noi solicitări. Deși pare confortabil să finalizezi mai întâi toate task-urile mărunte și care implică puțină responsabilitate sub pretextul că te vei concentra apoi 100% pe proiectul major, trebuie să înțelegi că sarcinile mărunte vor continua să vină și singura soluție este să lucrezi cu prioritate la proiectul cel mai important.
- LIPSA DE EXPERIENȚĂ
Este normal să ai nevoie de o perioadă de acomodare și de învățare până ajungi să desfășori o activitate într-un timp minim, dcă ești la început de carieră.
Pentru a ajunge cât mai repede la viteza maximă de performare a unei activități, pune-ți la punct un plan conform căruia să rezolvi un task repetitiv într-un timp din ce în ce mai scurt: de exemplu, prima dată într-o jumătate de oră, a doua oră în 20 de minute și așa mai departe, până când ajungi la viteza maximă în care poți termina sarcina respectivă.
- LIPSA DE ORGANIZARE
Te simți copleșit de numărul mare de activități pe care ar trebui să le termini până la sfarșitul zilei, dar nu avansezi deloc cu lucrul pentru că nu știi de care să te ocupi mai întâi.
Soluția în acest caz este prioritizarea task-urilor în funcție de importanța lor. Fă o listă cu toate activitățile pe care le ai de îndeplinit și gândește-te care dintre ele ți-ar aduce cele mai importante rezultate dacă le-ai îndeplini, dar și care dintre ele ar produce pagube substanțiale dacă nu le rezolvi imediat. Prioritizează apoi activitățile după aceste criterii și încearcă să fii cât mai productiv. Nu aloca un timp prea mare task-urilor care nu aduc rezultate pe măsură.
►Cauze externe
- SUPRAÎNCĂRCAREA
Nu te încadrezi în cele 40 de ore de muncă pe săptămână pentru că pur și simplu ai prea mult de lucru? E drept că nu poți refuza atribuțiile care îți sunt date de superiorii tăi, dar poți încerca să vorbești cu ei și să le explici faptul că îți este afectată calitatea muncii de aglomerarea cu sarcini suplimentare. De asemenea, evită să îți asumi voluntar responsabilități ale colegilor tăi dacă ești deja aglomerat cu propriile sarcini.
- AMPLASAMENTUL BIROULUI
Lipsa productivității poate fi cauzată și de factor ice țin de poziționarea biroului tău. Apropierea de surse care ți-ar putea distrage în mod involuntar atenția crește gradul de ineficiență. Încearcă să elimini zgomotul sau alte elemente care îți perturbă concentrarea, iar atunci când depinde de alte personae (colegi gălăgioși, de exemplu), poartă o discuție cu acestea pentru a găsi o soluție de compromis.
- OBIECTIVELE NECLARE
Atunci când ți se atribuie o sarcină, dar ți se dau informații puține sau neclare privind obiectivele pe care trebuie să le atingi, există șanse să amâni pe cât posibil îndeplinirea ei. Soluția constă în clarificarea tuturor aspectelor pe care le presupune acel task printr-o discuție cu persoana care ți-a atribuit task-ul respectiv. Numai daca vei ști cu exactitate ce ai de făcut și care sunt obiectivele pe care trebuie să le atingi, vei putea să începi să lucrezi la găsirea mijloacelor prin care să atingi aceste obiective.
Se spune ca oamenii de succes lucreaza 50, chiar 60 de ore pe săptămână. Prin eliminarea factorilor care îți afectează productivitatea, îți poți însă îndeplini responsabilitățile și în cele 8 ore de lucru pe zi. Raportul dintre serviciu și viața din afara lui ar trebui menținut la un nivel echilibrat. Orele suplimentare petrecute la birou pot afecta, în mod paradoxal, calitatea și eficiența lucrului. Dar la final, este decizia fiecărui profesionist dacă dorește să se facă remarcat sau să avanseze în carieră lucrând peste program.
Curs Online Time Management
Cursul de Time Management se organizează acum online în platforma Life University. Cursul îl poți urma oricând, este Life Time Access. Vezi detalii complete prin click aici!
