Time Management veritabil!

In fiecare zi intalnim oameni grabiti, oameni care nu au timp, oameni care se declara invinsi in lupta cu timpul. Printre noi, toti suntem experti, stim si care e solutia, o mai buna organizare a timpului. Ca orice problema insa, practica ne omoara.

Mi-am propus in acest articol sa vin cu cateva ponturi pentru o mai buna organizare, propunandu-mi sa raspund la intrebari punctuale.

Ce atitudine trebuie sa am in relatia cu timpul?

Atitudinea potrivita in relatia cu timpul este una de responsabilitate. Acesta este si raspunsul pe care-l vei gasi in toate articolele, in toate cartile, insa si tu il stiai probabil. Nu-mi plac generalitatile, care uneori suna atat de bine, practic insa nu-ti sunt de nici un folos, nu spun nimic despre ce ar trebui sa faci sau cum ar trebui sa faci. Recunosc, responsabilitatea este importanta, dar ramanand in acest punct, timpul tau nu se organizeaza singur. Chiar daca ai inteles acest lucru, cu responsabilitate nu se rezolva problemele singure.

O diferenta de finete pe care as vrea sa o fac: nu atitudinea fata de timp este problema, abstract vorbind, ci concret in raport cu lucrurile pe care le ai de facut. Practic, nu organizarea timpului este problema, ci sarcinile pe care le ai de facut sunt adevarata provocare. Incercand sa organizam timpul, din experienta mea si a celorlalti, am observat o pedalare in gol, in sensul ca nu atingi constient aceasta problema. Considerand lipsa timpului, cum o numim noi o problema, medicamentul corect nu este o mai buna organizare a timpului, pentru ca practic nu ai spus nimic, ci o mai buna organizare a sarcinilor. Organizandu-ti sarcinile, incepi deja sa lucrezi in domeniului concretului, practic, actionezi direct la punctul sensibil, direct la punctul care poate rezolva problemele de timp. Metaforic vorbind, pentru a-ti aranja un birou, trebuie sa aranjezi lucrurile din acel birou. Vrand sa organizezi un birou, fara sa organizezi lucrurile din birou, practic vorbim de un nonsens. Evident, cand vorbim de aranjarea biroului, trebuie sa avem si o viziune de ansamblu, insa lucrurile din birou trebuie organizate.

Unde este adevarata problema?

Eu sunt un tip dezorganizat, insa am un time management bun. Suna paradoxal, este insa adevarat. Am inceput prin  autodisciplina, mi-am organizat sarcinile, si fac fata acestei provocari. Am invatat-o pe propria piele. Am citit o carte pe tema asta, nu m-a ajutat. Am citit cate ceva pe Internet, insa simteam ca-mi scapa ceva. M-am gandit mult si am ajuns la concluzia enuntata mai sus, anume ca eu nu am o problema cu timpul, ci cu sarcinile. Dupa ce am ajuns la concluzia aceasta mi-am pus intrebarea: Bun … bun si cum ar trebui sa-mi organizez sarcinile? Sunt fel si fel de metode. O sa va prezint si cateva dintre ele. Am incercat sa-mi organizez atfel sarcinile. Le-am organizat, insa ceva nu functiona,  probleme si sarcini tot ramaneau, Am citit si eu treaba cu hotii de timp si  am inteles-o. Parca facusem niste pasi, dar tot nu mergea. Sa va spun ce a mers pana la urma. La fel si aici, parca tot ce stiam era general. Imi faceam o lista cu sarcinile, incercam sa le rezolv, insa tot nu simteam eu ca am un time management bun. Ce am facut a fost un lucru simplu, am incetat sa mai ma organizez si am inceput sa ma automonitorizez pur si simplu.

Te previn insa ca aceasta automonitorizare, pentru a fi una sanatoasa, nu trebuie sa o faci la inceputul saptamanii sau la sfarsit, nici dimineata, nici seara, ci tot timpul. Ce insemna acest lucru? Iti iei o foaie de hartie si notezi pe ea tot ce faci pe parcursul unei zile. Cand incepi sa faci ceva notezi ce ai inceput sa faci, iar imediat dupa, noteaza si ora, cand treci la altceva, noteaza din nou ora. Poti sa mai adaugi o coloana in care sa pui durata totala. Sa nu cazi in capcana de a lasa lucurile aparent, fara importanta, nemonitorizate. Noteaza tot ceea ce faci, TOTUL! O sa ai o revelatie. Incerca acest lucru macar o zi. Daca te tin nervii, chiar doua, trei zile. Relatia fiecaruia dintre noi cu timpul este una intima, fiind lucruri pe care numai noi le cunoastem. Intra in discutie aici si viteza ta de lucru pe anumite sarcini sau din contra, lucrurile care iti consuma timp foarte mult. Concret, facand aceasta automonitorizare, dai raspunsuri realiste. Este pasul real catre un time management veritabil. Intrebarile la care vei avea raspunsuri adevarate sunt:

1. Cat timp iti ia sa faci fiecare lucru pe care il ai de facut?
2. Cat timp iti citesti e-mailul?
3. Cat timp vorbesti la telefon?
4. Ce rezultat are fiecare lucru pe care il faci?
5. Care sunt sarcinile care iti consuma timp?
6. Cate lucru neprevazute apar intr-o zi?
7. Cat timp iti ia sa faci aceste lucruri?
8. Care sunt lucrurile care le faci foarte repede?
9. Cat timp iti ocupa sarcinile importante?
10. Ai sarcini fixe care se repeta in fiecare zi?
11. Cat timp iti consuma acestea?

Lista poate continua. Raspunzandu-ti la aceste intrebari, ai o idee ferma asupra sarcinilor pe care le ai faci intr-o zi. A fost surprinzator pentru mine sa vad cate lucruri faceam intr-o zi, fara sa ma fi gandit serios la acele lucruri. Cand revezi aceasta lista seara, este ca si cum ai citi o poveste. Vei constata lucruri care uimitoare, lucruri la care nu te-ai gandit.

Formula clasica de time management este aceea in care tu completezi niste formulare, cu ce functioneaza, cu ce nu functioneaza, cu hotii de timp, si asa mai departe. Asta, cu tot respectul pentru cei care le propun, nu sunt solutii, pentru ca nu actioneaza asupra persoanei, lucreaza din nou cu generalitati, scapand din vedere fiecare lucruri mici pe care le ai de facut intr-o zi, lucruri de care nu-ti dai seama decat daca te automonitorizezi. Poti raspunde la intrebarile de mai sus, cu ce functioneaza si ce nu insa numai dupa ce te-ai automonitorizat la modul serios.

Te vei minti singur, daca-ti vei da cu parerea fara sa-ti faci automonitorizarea. Pot fi efecte, insa numai pe termen scurt. Practic vei incerca sa vindeci actionand asupra efectului, nu asupra cauzei.

Cum organizez sarcinile?

Cum stii tu mai bine. Acesta ar fi raspunsul corect. Dupa cei vei avea o relatie transparenta cu timpul tau, cu ceea ce ai de facut intr-o zi, organizarea lor va fi floare la ureche. Te vei simti stapan pe tine, pe timpul tau si pe eficienta ta. Pana la urma, atunci cand vorbim de timp vorbim despre ceea ce ai de facut, si despre sarcinile tale, iar cand vorbim de sarcini, trebuie sa vorbim si despre rezultatele pe care le ai, de urgenta lor sau de importanta lor. Avand o viziune clara asupra sarcinilor, cu siguranta vei fi capabil sa ti le organizezi. Vei gasi si solutii pentru fiecare dintre probleme. Vei ajunge probabil la concluzia ca pe unele dintre ele trebuie sa le delegi, iar la altele trebuie sa renunti. Pentru unele dintre sarcini va trebui sa gasesti solutii tehnice, sa le rezolvi mai rapid, sau trebuie sa te instruiesti pentru a le rezolva mai rapid. Pentru e-mail, telefoane, web, intalniri, vei aloca timpul cuvenit. Daca-ti inchipui ca esti un superman care rezolva totul, indiferent de volum, te inseli. Vei ajunge in spital, vei claca sau iti vei schimba jobul. Solutia este dupa cum vedeti, la voi, nu la ceilalti! Si revin pentru punctare, totul va fi in zadar daca nu incepi cu  automonitorizare.

Metode de organizare

Si aici am un raspuns. Nu exista o metoda unica, nu exista metoda cea mai buna. Exista metoda cea mai buna pentru tine, exista o metoda care cu siguranta ti se va potrivi. Testeaza permanent, pana gasesti calea care ti se potriveste. Ce functioneaza in cazul cuiva, nu va functiona neaparat in cazul tau. O sa ajungi la un moment dat sa ai propria ta metoda. Printre cele mai folosite metode pe care le poti alege, modifica sau mixa ar fi urmatoarele:

1. Lista cu sarcinile pe care le ai de facut (listarea lor de dimineata)
2. Organizarea lor in outlook
3. Folosirea unui soft  in acest sens
4. Organizarea sarcinilor pe urmatoarele categorii:
   • urgent si important
   • urgent, dar mai putin important
   • mai putin urgent si important
   • mai putin urgent si mai putin important
5. Organizarea lor dupa tipul de actiune
   • e-mailuri
   • telefoane
   • intalniri
   • adrese
   • scrisori
   • intocmire documente
   • sarcini specifice jobului tau (enumerate)
6. Clasica agenda, in care iti treci lucrurile pe care le ai de facut
7. Forma tabelara pe prioritati  pe un flipchart
8. Postituri de diferite culori care sa te ajute la o vizualizare rapida
9. Taskuri pe telefon
10. Un organizer online (google are unul)
11. etc.

Analizeaza aceste metode si vezi ce este mai eficient in cazul tau. Poti merge pe o formula, poti merge pe mai multe variante, poti realiza un mix sau poti pleca de la una din metode, sa o adaptezi tie si activitatii tale.

Eu, de exemplu, folosesc un xls. Scriu in el tot ce am de facut, organizat pe zile. Merg in el si-mi notez lucru care le am de facut maine, poimaine sau peste o saptamana. In partea de jos a fiecarei pagini am fixate acele taskuri importante, pe care nu trebuie sa le scap din vedere. In fiecare dimineata deschid aceasta pagina, mai notez in ea, vizualizez si lista din ziua anterioara, adaug pe ea ce a ramas nefacut sau pun pentru alta zi, apoi printez lista. Cand am multe de facut, notez in dreptul lor cifre de la 1 la 4 care reprezinta prioritatea, constient fiind ca nu am cum sa le fac pe toate. Apoi incep lucrul, am un marker langa lista si dau cu markerul pe sarcina indeplinita. La mine functioneaza, ma declar mai mult decat satisfacut de aceasta metoda. Este o metoda pe care nu am gasit-o scrisa undeva, este o metoda care mi se potriveste. La fel si tu iti poti crea propria ta metoda.

Atentie, in tot acest demers al organizarii sarcinilor sunt importante urmatoarele lucruri:

1. Automonitorizarea
2. Prioritatea numarul 1: Prioritizare Prioritatilor
3. Invata sa spui nu!

Inca un lucru pe care as dori sa-l precizez, daca in automonitorizarea ta ai constatat ca sunt multe lucruri neprevazute care apar, inseamna ca nu stai bine la planificare. Cu alte cuvinte problema nu este neprevazutul ci incapacitatea de a anticipa, prin urmare trebuie sa lucrezi si la acest aspect!

Astept feedbackul tau. Sper ca acest articol iti va fi de folos. Daca ai o metoda care functioneaza as fi bucuros sa o aflu.

In concluzie, ce-ti propun in acest articol este sa treci de la CE CREZI TU CA FACI intr-o zi la :

• ce faci in mod real in ziua respectiva
• cat timp iti ocupa fiecare lucru
• ce lucruri merita facute si ce lucruri nu merita facute
• organizarea a ceea ce ai de facut / prioritizare

Intrebarea magica de 1000 de puncte este : Vrei intr-adevar sa ai mai mult timp, esti dispus sa depui un mic efort in acest sens ? Daca raspunsul este da, mult spor, Daca raspunsul este nu, peste 5 sau 10 ani vei avea probabil aceeasi problema. 🙂

In sperata ca acest articol poate insemna primul tau pas pentru un time management veritabil iti doresc succes in drumul catre excelenta!

Scris de Marian Rujoiu – Manager Trainer Extreme Training – Imposibilul devine posibil

Curs Online Time Management

Cursul de Time Management se organizează acum online în platforma Life University. Cursul îl poți urma oricând, este Life Time Access. Vezi detalii complete prin click aici!

Vezi detalii