Profesioniștii folosesc INDEX-MATCH! E timpul să renunți la VLOOKUP.

VLOOKUP spre deosebire de INDEX MATCH este una dintre cele mai utilizate funcții Excel. Zilnic, sau aproape zilnic, căutăm/extragem informații necesare analizei de date, rapoartelor sau calculelor tabelare. Dar VLOOKUP nu este singura funcție care ne poate ajuta să obținem datele necesare. De fapt, mulți experți sunt de acord că INDEX-MATCH este o opțiune mult mai bună.

Marea majoritate a utilizatorilor Excel se folosesc de VLOOKUP deoarece așa au fost învățați, nu cunosc pe deplin dezavantajele acesteia și prin urmare nu sunt în căutarea unei soluții mai bune. Soluția INDEX MATCH este ușor de învățat și rezolvă toate neajunsurile VLOOKUP; în multe situații oferă performanțe îmbunătățite și justifică pe deplin investiția de timp acordată învățării acesteia (câteva minute!).

Scopul acestui articol este acela de a vă prezenta avantajele INDEX-MATCH cu scopul de a-l folosi eficient pentru toate cazurile de căutări de date, verticale sau orizontale.

Pentru a înțelege aplicarea acestei combinații, urmăriți demonstrația următoare:

Click aici pentru a descărca varianta DEMO EXCEL a demonstrației video de mai sus.

Avantajele Index Match comparativ cu VLOOKUP

1. Index Match – mai puține erori datorită modului de referință a coloanelor

VLOOKUP cere numărul de ordine a coloanei de pe care extragem informația (col_index_nr). Acest număr fix/static poate fi problematic în cazul seturilor de date cu multe coloane, efectiv trebuie numărate vizual/manual.

INDEX-MATCH cere doar coloana de pe care extragem (M sau T sau ABD), poate fi la orice distanță sau direcție față de coloana pe care căutăm!

2. Protecție în cazul adăugării/ștergerii de coloane

Într-adevăr, cel mai mare avantaj al INDEX-MATCH este acesta: puteți introduce sau șterge oricâte coloane, în orice poziție, iar rezultatele nu vor fi afectate. Aproape de fiecare dată când lucrăm cu seturi de date mari, există șansa/nevoia de a modifica structura în sensul de a adăuga/șterge sau schimba ordinea coloanelor.

Cu VLOOKUP, datorită acelui index fix, la prima modificare avem deja rezultate eronate!

3. Ușurința la copierea formulei pe coloane in index-match

Când lucrăm cu seturi mari de date, de foarte multe ori avem nevoie să extragem date de pe mai multe coloane. În cazul VLOOKUP, datorită acelui număr de coloana fix, nu putem copia formula pe coloanele alăturate. Am putea, dar tot manual va trebui să schimbăm numărul coloanei. Totuși, știm bine că ne acordăm siguri mai multe șanse de a greși cu mai multe operații manuale.

INDEX-MATCH folosește referința dinamică atât timp cât coloanele sunt alăturate sau, folosind capul de coloană ca referință, putem copia formula pe oricâte coloane și rânduri deodată fără nicio modificare manuală și fără șanse de a greși!

4. INDEX-MATCH pentru căutări verticale sau orizontale

Într-adevăr, sunt mai rare situațiile când vom extrage date de pe liste orizontale. Totuși, VLOOKUP nu ne poate ajuta nicicum în această situație. Sigur putem (trebuie) să folosim HLOOKUP, dar aceasta este o altă funcție, chiar dacă foarte similară.

Același INDEX-MATCH poate extrage și de pe liste orizontale, referind corespunzător rânduri în loc de coloane!

5. Performață superioară cu INDEX-MATCH

Faptul că VLOOKUP are nevoie să evalueze întregul set de date (poate mii de rânduri și zeci de coloane) se reflectă în viteza de execuție. Într-adevăr, la ultimele versiuni, Excel poate accesa multiple procesoare, această problemă este din ce în ce mai puțin perceptibilă.

În cazul INDEX-MATCH, acesta evaluează doar 2 coloane, cea de căutat și cea de extras, așadar performanță îmbunătățită!

6. Extrageri de date de la stânga coloanei de referință

Nici acest avantaj nu ar trebui să fie ultimul pe listă. Mai toți ne-am întâlnit cu situația în care aveam de extras date dintr-o coloană aflată la stânga coloanei pe care făceam căutarea. Datorită limitării constructive a VLOOKUP, am fost nevoiți să mutăm coloanele între ele sau duplicam coloana pe care făcem căutarea la stânga. Această operație manuală poate genera erori sau poate strica alte eventuale formule VLOOKUP existente.

INDEX-MATCH nu are nicio cerință în ceea ce privește ordinea sau poziția coloanelor, poate extrage din stânga sau din dreapta fără nicio modificare a sintaxei și fără nicio problemă!

Concluzii

Cu toate că ar putea fi considerată mai complicat de învățat, deși câteva minute și exerciții sunt suficiente, combinația INDEX-MATCH este într-adevăr superioara VLOOKUP. Modele de date, analizele pivot, rapoartele și calculele tabelare vor fi mai sigure, mai profesionale și de multe ori mai performante (viteza de execuție).

Personal folosesc exclusiv INDEX-MATCH cu seturi de date complexe și nu numai. Odată ce descoperiți avantajele și învățați aplicarea acestei soluții, cel mai probabil nici dumneavoastră nu vă veți întoarce la VLOOUP.

Succes și cât mai multe căutări exacte!

Articol scris de Fabian Ailenei – trainer Extreme Training

Fabian Ailenei a susținut peste 400 de cursuri Office în Statele Unite și România și are peste 3500 de participanți instruiți cu un grad global de satisfacție de peste 94%.

Expertiza în training: Curs Excel, Access, PowerPoint, Word, Outlook, Project, Visio, Visual Basic for Applications.

Companii unde a susținut cursuri: Abbott, Adrem, Allianz Tiriac, Amazon, BAT, Baumax, Bayer, BCR, CanPack, Cargill, CEC, CEZ, Dacia, Enel, EON, Expur, GDF Suez, Infineon, ING, Ipso, Kaufland, Kronospan, Leoni, Leroy Merlin, Lion Shipping, Mercedes, Merck-MSD, Nestle, Nikon, Obi, Osim, Philip Morris, Raiffeisen, Renault, Romtelecom, Siemens, Totalsoft, Transelectrica, Unicredit, Vodafone, Volskbank, Wrigley, Yazaki.

Cursuri recomandate:

[one-fourth-first]

[wpicon lib=fa type=fa-calendar-plus-o color=nm size=nm align=aligncenter]

Curs Excel
Cluj[/one-fourth-first]
[one-fourth]